Dirección de Compras
El Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado" en su Sesión N° 2543 Ordinaria, celebrada el día 13 del mes de abril del año dos mil dieciséis aprobó la reestructuración del Departamento de Compras y su modificación como Dirección de Compras, tal como lo estipula la Gaceta Universitaria Nº 154.
OBJETIVO
La Dirección de Compras tiene como objetivo, Planificar y coordinar la adquisición de bienes y contratación de servicios que requieren las Unidades Académico-Administrativas de la UCLA, mediante un proceso soportado en los principios de economía, transparencia, publicidad, igualdad, competencia y de acuerdo con las leyes, reglamentos y demás normativas aplicables; a fin de garantizar el normal funcionamiento de la Institución.
FUNCIONES
- Establecer políticas institucionales pertinentes para la adquisición de bienes y servicios.
- Coordinar y dirigir el proceso de elaboración del Plan Anual de Compras de la institución, según procedimientos establecidos por el ente gubernamental competente.
- Analizar los reportes obtenidos del Servicio Nacional de Contrataciones (SNC), a fin de asegurar la veracidad de la información transcrita.
- Planificar las actividades relacionadas con la adquisición de bienes y contratación de servicios, direccionando los procesos a los departamentos que corresponda.
- Coordinar la elaboración del presupuesto base para las modalidades de contratación.
- Supervisar el procesamiento de las requisiciones de bienes y servicios.
- Controlar el proceso de programación de compras en toda la institución, sobre manera aquellas adquisiciones que serán objeto de un proceso de contratación.
- Controlar el proceso de rendición mensual de todas las adquisiciones de bienes, contrataciones de servicios y ejecución de obras de cada trimestre, en el módulo Sumario de Contrataciones del Servicio Nacional de Contrataciones (SNC).
- Coordinar el proceso de verificación de solvencias (laboral y seguro social obligatorio), de los proveedores de bienes y servicios inscritos en el Registro Nacional de Contrataciones, a los fines de la emisión de la Solicitud de pago de las ordenes de compras.
- Dirigir el proceso de selección y adjudicación de proveedores para lograr una apertura a la competencia y ofertas, en los procesos que corresponda.
- Fomentar la transparencia y equidad en las relaciones con los proveedores, a través del seguimiento de adquisición de bienes y contratación de servicios.
- Promover una fluida comunicación con las unidades académico-administrativas, en lo referente a los procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios, en pro de la eficiencia de dichos procesos.
- Procesar telefónicamente o vía correo electrónico, las consultas realizadas por unidades académico-administrativas en lo concerniente al Plan Anual de Compras y su respectiva rendición.
- Mantener un canal de comunicación con los proveedores a fin de tratar lo referente a precios, tiempos de entrega, crédito y calidad de los insumos que se adquieran, en pro de la optimización y funcionalidad de los procesos de compras.
- Elevar informes a las instancias correspondientes, a fin de que sean analizadas las variables más significativas de los procesos inherentes a la adquisición de bienes y contratación de servicios.
- Supervisar la actualización del sistema de precios de bienes y servicios de la unidad, a fin de obtener datos estadísticos confiables de los procesos de compras.
- Elaborar las solicitudes de pago correspondientes a las Órdenes de Compras y de Servicio.
- Coordinar el trámite de las compras por importaciones realizadas por las diferentes unidades académico-administrativas. Analizar los reportes obtenidos del Servicio Nacional de Contrataciones (SNC), a fin de verificar la información transcrita, que permita procesar las compras centralizadas programadas por las unidades para la solicitud de adquisiciones.
- Promover un permanente canal de comunicación con las Unidades ejecutoras de presupuesto.
- Supervisar que la evaluación de desempeño de los contratistas sea realizada dentro de los lapsos estipulados por la ley.
- Gestionar ante el Sistema Nacional de Contrataciones, la entrega de los reportes correspondientes a la programación y ejecución de las compras a nivel institucional.
- Tramitar la presentación de informes de gestión y/o recomendación de los procesos, ante la Dirección.
- Mantener seguimiento continuo a las modificaciones de leyes, normas y reglamentos establecidos a nivel nacional y de la institución, que incidan en los procesos internos de compras.
- Mantener seguimiento continuo y difusión institucional a las modificaciones de leyes, normas y reglamentos establecidos a nivel nacional, que incidan en los procesos internos de compras.
- Ejecutar el presupuesto y administrar los recursos físicos y financieros asignados a la Dirección, a fin de proveer los insumos y servicios que permitan dar un soporte técnico para su buen funcionamiento.
- Cualquier otra función que le sea asignada por las autoridades correspondientes.