Reseña Histórica

Aprobado en Consejo Universitario Sesión Nº 2432 del 25 de Marzo de 2015.

La Dirección de Documentación e Información (DDI), adscrita a la Secretaría General de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” (UCLA) surge en el año 1962, bajo la denominación de Archivo General, como materialización de la visión que tuviese el Centro de Estudios Superiores (CEDES)  luego  de su fundación en esa misma fecha.

Dicha visión, se enmarcaba en la existencia de un centro o unidad que almacenara y custodiara la documentación del CEDES. Esto fue sustentado y afianzado con la aprobación del Reglamento Interno del CEDES de Barquisimeto Estado Lara en el año 1962, en su Título II. De la Organización. Capítulo I, Sección III. De la Secretaría General, Artículo 12, numeral 5. Donde establece que:

“Son atribuciones de la Secretaría General: Sistematizar y Supervisar los Servicios de archivo y correspondencia de todas las dependencias del centro (CEDES)”.

Para el año 1965, según Acta Nº 1 de fecha 02 de Agosto correspondiente al Libro de Actas de Toma de Posesiones de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, estando a cargo de la Secretaría General el Dr. Alfonso Maldonado Rivas, fue aprobado el Reglamento de Secretaría General y Archivo donde se establecieron las atribuciones del Archivo General en su Capítulo II. Del Archivo. Literal 12 al 20.

Para ese mismo año inicia sus actividades el Archivo General de la UCLA con la funcionaria Nevia Fermín de Alfonzo como encargada, quien desempeño dicho cargo hasta septiembre de 1982, fecha en la que es contrata  la Bibliotecóloga Liliam Rivero de Román hasta mediados del año 1985. En ese mismo año es nombrada una comisión para designar a la profesora Dagyi González de Rivera como encargada del Archivo General de la UCLA desde el 26 de mayo de 1986.

La profesora Dagyi González propició la centralización de los fondos documentales correspondientes a los archivos de las Unidades que conforman la Institución, así como también trabajó en pro de  la iniciación del proceso de depuración documental; del mismo modo, elaboró un Manual  de Procedimientos y estructuró el Archivo bajo cuatro áreas a señalar: Información y registro, Procesamiento de Documentación, Microfilm y la Sección Histórica, esta última no contaba con espacio físico para el momento.

Para el año 1991 ingresa la licenciada Gloria Marín de Bellorín para desarrollar actividades técnicas como clasificación del fondo documental y descripción de los documentos que servirán como fuente de información para crear la base de datos ADMI (documentos administrativos) bajo Microisis al igual que la base de datos EXPE (expedientes administrativos, docente y obrero) la cual se implementó a solicitud de la profesora Dagyi González de Rivera. La licenciada Gloria Marín de Bellorín fue designada por el Dr. Ricardo Longoria como jefe del Archivo General a partir del 22 de Enero de 1992, luego de la renuncia presentada por la profesora Dagyi González en fecha 15 de enero del mismo año.

La licenciada Gloria Marín inicia entonces su gestión definiendo sus funciones en base a los objetivos del Archivo, sustentadas en las políticas archivísticas y técnicas; iniciando su labor con el diseño e implementación del formato AG05 denominado Desincorporación de documentos el cual tiene como finalidad, recoger toda la documentación por un lado, para su rescate, conservación y custodia y por el otro, para cumplir con el proceso de depuración de los documentos que ya cumplieron su vigencia. Para este proceso estableció un programa trimestral de recepción de la documentación que genera cada unidad administrativa y académica de la UCLA.

El 14 de Abril de 1993 con el apoyo del Secretario General de la UCLA  Dr. Regulo Carpio, fue inaugurado el local adyacente al Archivo General destinado para el Archivo Histórico, bajo la sustentación de transformar el Archivo General en lo que es hoy día la Dirección de Documentación e Información (DDI).

El Archivo Histórico es una de las áreas en las que se encuentra estructurada dicha  Dirección y cuya principal función es custodiar el acervo histórico de la Universidad.

A partir 1998 se comienza a ofrecer los servicios de Encuadernación, que junto con Microfilmación comprende el área de conservación; esta sección se inicia atendiendo a las solicitudes de encuadernación de los libros de la Biblioteca Central, luego las Bibliotecas de Administración y Contaduría, Agronomía y finalmente Medicina. Este servicio se ha ofrecido además a los departamentos de Contabilidad con los balances de comprobación, diarios de contabilidad general, entre otros. Posteriormente y hasta la actualidad, dicho servicio se ofrece a la Dirección de Admisión y Control de Estudios DACE, en la encuadernación de las Actas de Grado.

En noviembre de 1999 parte del fondo documental que se encuentra en la Dirección, es trasladado a un depósito ubicado en el Núcleo del Obelisco concedido como un área destinada a solventar lo relacionado con el espacio físico. En el mes de abril del año 2000 se finalizó la mudanza de todo el material documental, continuando con el traslado y consulta de forma periódica.

En septiembre del 2005 comienza el período de prueba del Proyecto de Registro y Digitalización; el cual está enmarcado en la ejecución de la plataforma del Archivo digital que abarcaría la documentación de algunos departamentos  administrativos y académicos de la UCLA.

El 25 de Enero de 2006 es aprobado en Sesión Ordinaria Nº 1675 del Consejo Universitario, el Reglamento Interno para el Tratamiento, Custodia y Conservación de la Documentación de la UCLA a proposición de la  licenciada Gloria Marín de Bellorìn.

En febrero del 2006 se continúa implementando el Proyecto de Registro y Digitalización, apoyándose en la contratación de recurso humano con el perfil necesario para el desarrollo de actividades inherentes a la Digitalización de documentos.

A partir del 01 de Enero del año 2009, hasta el 02 de mayo del año 2010, estuvo como Director encargado el profesor Francisco Ugel Garrido, período en el cual se realizaron las siguientes actividades:

  • En Julio de 2009 se desarrolla una nueva mudanza de parte del fondo documental a un galpón con mayor capacidad y espacio físico en el núcleo Obelisco, donde se trasladaron cien estanterías que albergaron 5500 carpetas y 127 cajas.
  • El 02 de Diciembre de 2009, en Sesión Ordinaria Nº 1990 del Consejo Universitario, se solicita la consideración del Informe sobre el análisis de la estructura organizativa de la Dirección de Documentación e Información.
  • El 03 de febrero de 2010, en Sesión Ordinaria Nº 1995 del Consejo Universitario, fue aprobada la estructura organizativa de la DDI, con la creación de los Departamentos de Análisis y Gestión Documental y Conservación y Archivo de Documentos.
  •   Se consolida el Proyecto de Registro y Digitalización documental.

A partir del  03 de mayo del año 2010 asume la Jefatura de la DDI, la Licenciada en Archivología Estefanía Coronel. Con la aprobación de la estructura Organizativa; en el año 2011 se concretó la ampliación de los Departamentos de Análisis y Gestión Documental y Conservación y Archivo de Documentos en cuanto a recurso humano se refiere.

En el año 2012, en Sesión Ordinaria Nº 2173 del Consejo Universitario celebrada  el 18 de Enero, se aprueba la Modificación del Reglamento Interno para el Tratamiento, Custodia y Conservación de la Documentación de la UCLA.

Del mismo modo se aprueba en Sesión Ordinaria Nº 2176 del Consejo Universitario de fecha 08 de febrero de 2012, El convenio específico de cooperación entre la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” y la empresa de reciclaje Crepuscular C. A.”, Convenio cuyo objetivo es crear un plan de recolección de toda la fibra natural (papel y cartón, entre otros) que a diario deseche la UCLA, con la finalidad de que sea destinado para el reciclaje. La UCLA, designo como responsable a la Lcda. Estefanía Coronel, Directora de DDI, siendo esta Dirección Centro de Acopio  de dicho Reciclaje.

El acervo documental de la DDI abarca un período cronológico muy amplio, ya que posee documentos que datan desde el año 1962, por lo que es de suma importancia custodiarlos y conservarlos en buen estado en pro de la memoria histórica de nuestra Alma Mater.