Departamento de Conservación y Archivo de Documentos

Aprobado en Consejo Universitario Sesión Nº 1995 del 03 de Febrero de 2010.

Objetivo General

Coordinar y ejecutar las actividades técnicas y administrativas concernientes a la digitalización y resguardo de la documentación trascendental en la historia de la institución, aplicando las normas y procedimientos vigentes en la materia, a objeto de proporcionar un servicio de consulta eficiente y oportuno tanto a los usuarios internos como externos.

Funciones

1.Ejecutar los procesos de digitalización, conservación y custodia, siguiendo las normas y procedimientos establecidos para ello.

2.Gestionar ante las unidades la documentación a digitalizar y efectuar el registro correspondiente.

3.Vigilar el cumplimiento de las normas establecidas para el registro de los documentos a digitalizar

4.Coordinar y ejecutar la entrega de la documentación digitalizada y la distribución del material a procesar.

5.Proporcionar asesorías relacionadas con el proceso de digitalización.

6.Ejecutar el archivo de documentos, así como la codificación y clasificación de los mismos, según los criterios establecidos por la Dirección.

7.Custodiar los documentos recibidos de las unidades de la UCLA.

8.Mantener un registro actualizado del material que sale del archivo como préstamo o consulta.

9.Mantener un inventario de la documentación histórica y laboral.

10.Presentar periódicamente informe técnico sobre los procesos que se ejecutan en el departamento.

11.Cualquier otra que le indique la Dirección de Documentación e Información y las disposiciones legales relacionadas con la digitalización y conservación de los documentos.