Ser una Unidad con calidad de servicio, que brinde apoyo a los archivos de gestión de las diferentes dependencias de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, en el resguardo, custodia, conservación y recuperación de los documentos que conforman la gestión administrativa y memoria histórica de nuestra casa de estudios y que permita, a partir de información oportuna, una pertinente y objetiva toma de decisiones.
Apoyar a las Unidades de la Universidad en la guarda, custodia y direccionamiento de la Gestión Documental, estableciendo normas y procedimientos que garanticen el flujo de la información, gestionándola a través de una estructura archivística que permita su control, funcionamiento administrativo y recuperación de manera oportuna, haciendo uso de las tecnologías existentes y coadyuvando así, al logro de los objetivos académicos y administrativos de la Institución.
Aprobado en Consejo Universitario Sesión Nº 2432 del 25 de Marzo de 2015.
Administrar la gestión documental de la universidad, dando cumplimiento a lo establecido en el reglamento interno y aplicando las normas y procedimientos vigentes en la materia, a fin de proveer a los usuarios información oportuna y veraz de su acervo académico, administrativo, histórico, jurídico y legal para su consulta, cultura e investigación
1.Diseñar, desarrollar, implantar y mantener un sistema de Documentación e Información que garantice la gestión de la dirección.
2.Organizar, codificar, custodiar y conservar la documentación que le sea remitida por los archivos de gestión que conforman la universidad.
3.Recopilar, organizar, procesar y almacenar toda aquella documentación que refleje la trayectoria y el acontecer histórico de la universidad, instaurando todas las condiciones necesarias para su resguardo y procesamiento, a través de los recursos tecnológicos más avanzados a que se tenga acceso.
4.Custodiar y conservar el patrimonio documental de la institución.
5.Mantener actualizada una data sobre el patrimonio documental en custodia de la unidad, bajo un sistema de información que permita ser consultado en línea.
6.Suministrar los servicios de Consulta y préstamo, referencia e información y archivo histórico a las unidades que lo requieran.
7.Proporcionar asesoramiento técnico en materia de manipulación y conservación de documentos, a las diferentes unidades que conforman la universidad.
8.Aplicar la valoración documental como proceso de evaluación y selección de la documentación, según los criterios establecidos.
9.Supervisar los procesos de selección, clasificación, transferencia y descarte del material documental de los archivos de gestión.
10.Programar el expurgo de los documentos, según lo establecido en el reglamento interno para el tratamiento, custodia y conservación de la documentación de la UCLA.
11.Gestionar las transferencias de los documentos de los archivos de gestión al archivo central.
12.Supervisar los procesos de recepción, clasificación y distribución de la correspondencia nacional e internacional que se recibe de los organismos públicos o privados para las unidades de la institución.
13.Planificar y supervisar el proceso de digitalización de la documentación que se requiere conservar en la institución a objeto de que pueda ser consultada en línea.
14.Establecer políticas, normas y procedimientos para el funcionamiento de la Dirección, mantenerlas actualizadas y vigilar su cumplimiento.
15.Administrar los recursos asignados a la dirección (humanos, físicos y financieros).
16.Cualquier otra que le sea atribuida por las leyes, normas y reglamentos que regulan la materia o por las autoridades correspondientes.
Aprobado en Consejo Universitario Sesión Nº 1995 del 03 de Febrero de 2010.
