Guía de Word
Realizado por: Ads. Roberto Véliz
Marzo 2007
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El primer texto |
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Al arrancar Word aparece una pantalla inicial como esta. Más adelante veremos todos sus componentes; ahora nos vamos a fijar sólo en algunas cosas.
En la parte superior está, en color azul, la
barra del título, en la que aparece
el nombre del documento sobre el
que estamos trabajando. Como hemos arrancado Word sin decirle sobre qué
documento queremos trabajar, nos abre un documento en blanco y le asigna
el nombre inicial Documento1. Cuando guardemos el documento le
cambiaremos el nombre. |
< |
Al escribir un texto hay que teclearlo sin
pulsar la tecla INTRO; cuando llegues al final de la línea,
observarás como salta automáticamente de línea. (La tecla INTRO también
se llama ENTER o retorno de carro; en el teclado de la imagen se llama "ent") |
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Guardar un documento |
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Lo que se escribe se va almacenando en la memoria de tu computador; si
apagas el computador, se perdería y no lo podrías recuperar. Con el
comando Guardar quedará
grabado en el disco duro del
computador (o en un disquete) de forma permanente. |
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Para guardar un documento debes indicar el nombre con el que lo quieres
guardar, el tipo de documento que estás guardando y la carpeta que
contendrá tu documento. El nombre
lo indicamos en el campo Nombre de
archivo, donde ahora pone "Primer Documento",
teclea "Prueba",
que es el nombre que le vamos a dar a nuestro primer documento. Haz clic en el botón Guardar y observa cómo cambia la barra de título; ahora podrá Primero, en lugar de Documento1. Nuestro documento ya está guardado con el nombre Primero en la capeta Mis documentos. |
Cerrar documento |
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Después de guardar un documento, éste continúa en nuestra pantalla y
podemos seguir trabajando con él. Una vez que hemos acabado de trabajar
con un documento debemos cerrarlo; al cerrarlo no lo borramos del disco,
simplemente dejamos de utilizarlo y liberamos la memoria que estaba
utilizando. |
Abrir un documento |
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Para utilizar un documento que tenemos guardado, primero, hemos de
abrirlo. Para ello hacer clic en el icono
Abrir, aparecerá una ventana similar a la que vemos aquí. |
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Cerrar WordXP |
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Una vez hemos acabado de trabajar con Word debemos cerrarlo haciendo clic en el icono cerrar de la esquina superior derecha de la pantalla o en el menú Archivo elegir Salir. |
Configurar página |
Cuando estamos escribiendo en un
documento Word es como si lo hiciéramos en una hoja de papel que luego
puede ser imprimida. Por lo tanto, existe un área en la cual podemos
escribir y unos márgenes en los cuales no se puede escribir. |
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Encuadernación. Es un espacio adicional para cuando vamos a utilizar las páginas para encuadernar un libro. Posición del margen interno. Posición del margen interno, normalmente se refiere al margen de encuadernación. Orientación. Aquí indicamos si la página tiene orientación vertical (la más usual) o horizontal (también llamada apaisada). Páginas. Podemos establecer varias páginas, en ese caso tenemos varias opciones: Márgenes simétricos, Dos páginas por hoja o Libro plegado. Al establecer cada una de estas opciones la vista previa te mostrará claramente en qué consisten. En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa que nos dará una idea bastante aproximada de cómo afectan los cambios que hemos introducido al diseño de la página. Si pulsamos
el botón Predeterminar, los valores actuales serán los que se
utilicen en los nuevos documentos que creemos. En la
ficha
Diseño fijaremos la posición de
Encabezados y pies de página. Hemos
dicho que fuera de los márgenes no se puede escribir, pero hay una
excepción, los encabezados y pies de página se escriben en la zona de
los márgenes. Si vamos a utilizar encabezados o pies de página, debemos
tenerlo en cuenta a la hora de fijar la amplitud de los márgenes.
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Distintas formas de arrancar WordXP |
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Elementos de la pantalla inicial |
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Al arrancar Word aparece una
pantalla como esta, para que conozcas los nombres de los diferentes
elementos los hemos señalado con una flecha roja. |
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La barra de menús. Desde los menús de esta barra se pueden ejecutar todos los comandos de WordXP. En WordXP la barra de menús tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, básicamente, en mostrar sólo los comandos más importantes y los que el usuario va utilizando |
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La barra de herramientas estándar contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos más habituales, como Guardar, Copiar, Pegar, etc. En realidad, la barra que ves aquí está formada por dos barras, la barra estándar y la barra de formato. |
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Panel de tareas. Este elemento no existía en la versión anterior de Word. El panel de tareas es sensible al contexto, esto quiere decir que mostrará información diferente según lo que estemos haciendo en el momento de abrirlo. Por ejemplo, en la imagen de la parte superior de esta página acabamos de abrir un documento nuevo y el panel de tareas que aparece es "Nuevo documento" que nos ofrece los comandos más útiles para esa situación: nos muestra los documentos recientemente abiertos; nos permite crear un nuevo documento a partir de una plantilla, etc. Si estamos insertando una imagen, el panel de tareas será diferente y nos mostrará las opciones más usuales en el trabajo con imágenes, como puedes ver en la imagen de la derecha. En la primera línea del panel de tareas aparece el título del panel, en este último ejemplo el título es "Insertar imagen".
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Impresión |
Se puede imprimir de dos formas:
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Desde el icono imprimir |
Se pincha en el icono de la barra estándar y nuestro documento se imprime directamente. En este caso se imprimen todas las páginas del documento, con las opciones definidas en ese momento. Antes de mandar la primera impresión del documento, es conveniente comprobar las opciones definidas en ese momento, para ello tenemos que utilizar el menú Imprimir.
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Desde el menú Imprimir |
Desde el menú
Archivo, seleccionar
Imprimir o bien directamente (
CTRL + P ), aparecerá el cuadro de diálogo que ves a continuación. |
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Haciendo clic en el botón Opciones, se abre otra ventana en la que podemos seleccionar varias opciones, entre otras la de Orden Inverso muy útil cuando tenemos una impresora que deja las hojas boca arriba, si tenemos esta opción activada, se empieza por imprimir la última hoja dejando de esta manera las páginas ordenadas.
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Descripción de la ventana Imprimir |
Vamos a ver las diferentes opciones
que ofrece cada elemento de este cuadro de diálogo: |
Deshacer y rehacer
Afortunadamente Word nos permite
corregir los errores fácilmente. Si acabamos de borrar un párrafo
completo y nos damos cuenta que no era ese el párrafo que queríamos
borrar, no es necesario que nos llevemos las manos a la cabeza
lamentando el error. Con un solo clic podemos deshacer la acción errónea
y recuperar el párrafo. Veamos cómo deshacer acciones: |
Las ultimas
acciones realizadas. |
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Rehacer.
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Copiar, cortar y pegar |
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Cuando hablamos de copiar nos
referimos a colocar una copia en otro lugar; mientras que cuando
hablamos de cortar queremos decir quitar algo de un lugar para llevarlo
a otro lugar. Se pueden utilizar varios métodos. |
Seleccionar el elemento ( carácter,
palabra, párrafo,..) a copiar o cortar, hacer clic en el icono
copiar o cortar,,,colocar el
cursor en el punto de destino y hacer clic en el icono pegar. |
1) Normal. Seleccionar con doble clic, presionar el botón derecho, elegir copiar o cortar, en el menú contextual |
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ir a la posición donde vamos a copiar o pegar, presionar botón derecho y elegir pegar.
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2) Rápido. Seleccionar con doble clic, presionar el botón derecho, cuando aparezca un pequeño cuadrado debajo del cursor, sin soltar, ir a la posición donde vamos a copiar, soltar el botón y aparecerá un menú: elegir la opción copiar aquí. |
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Sólo con el
teclado:.
Primero, seleccionar el texto: con MAY +
flechas, seleccionamos letras, (con
MAY + Ctrl + flechas, seleccionamos palabras).
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Opciones de pegado |
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Cada vez que pegamos se copia el texto tal y como lo copiamos, con el formato que tenía. Por ejemplo, si copiamos algo que estaba en estilo negrita y tamaño 18, al pegar se pegará también en negrita y tamaño 18. Sin embargo, en ocasiones puede interesarnos que no se copie el formato ya que desentonaría en el lugar donde lo vamos a pegar. Para solucionar esto existen las Opciones de pegado. ¿Cómo se usan estas opciones? Cada vez que pegamos aparece un pequeño icono Pegar al lado de la palabra que acabamos de pegar. Si hacemos clic en ese icono se despliega una lista con las opciones que puedes ver en esta imagen. Conservar formato de origen. Es la opción por defecto, pega tal y como se copió. Hacer coincidir formato de destino. Hace que lo que se pega tome el formato del lugar donde se pega. Por ejemplo, si estamos pegando en medio de un texto que está en estilo cursiva, lo que peguemos pasará también a tener estilo cursiva. Conservar sólo texto. Hace que lo que se pega quede sin el formato original. Por ejemplo, si lo que pegamos estaba en estilo negrita, quedará pegado en estilo normal. Aplicar estilo o formato... Hace que se abra el panel de Estilos y formatos, para que podamos aplicarle un estilo o formato a lo que acabamos de pegar.
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Buscar |
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Mediante el comando Buscar
podemos buscar texto en el documento.
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Buscar y reemplazar |
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Si queremos reemplazar una palabra
por otra tenemos el comando Buscar y reemplazar. -Buscar siguiente. Busca la siguiente ocurrencia de la palabra a buscar -Reemplazar. Reemplaza la palabra encontrada y busca la siguiente ocurrencia. -Reemplazar todas. Reemplaza todas las ocurrencias que encuentre automáticamente, sin preguntar cada vez. Al acabar nos informa del número de ocurrencias que ha reemplazado. |
Distintas formas de ver un documento |
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Con los botones de presentación
en la esquina inferior izquierda, o en el menú
Ver, podemos visualizar de distinta forma un mismo documento. |
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Esquema.
En esta vista aparece un marco en la parte izquierda del documento que
contiene un esquema del documento. Haciendo clic en los elementos del
esquema nos desplazamos a esa parte del documento. Con esta vista se
puede trabajar y examinar la estructura del documento. Se puede ver el
documento en diferentes niveles, es útil para documentos largos que
estén bien estructurados. |
Pantalla completa. En esta vista desaparecen todas las barras, reglas, etc. de forma que el documento ocupa toda la pantalla. Sólo aparece un pequeño recuadro "Cerrar pantalla completa" para poder volver a pantalla normal.
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Ver varios documentos a la vez |
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El menú
Ventana es útil cuando tenemos
varios documentos abiertos. En la parte inferior nos muestra una lista
con todos los documentos que tenemos abiertos. Basta hacer clic en un
elemento de la lista para que este pase a ser el documento activo, esto
mismo también se puede conseguir con la tecla Tabulación o haciendo clic
en el icono de la barra de tareas de Windows. |
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Podemos variar el tamaño y la forma
de cada ventana a nuestro gusto. Basta con situar el cursor en las
esquinas de las ventanas y, cuando éste cambie de forma, arrastrarlo a
la posición elegida. A continuación se muestran una forma de organizar
las ventanas en horizontal. |
Dividir, si utilizamos este comando , del menú Ventana, aparecerá una línea horizontal con una doble flecha, para que la movamos con el cursor y dividamos la pantalla en dos ventanas, con el mismo documento en ambas. |
Encabezados y pies de página |
Un
encabezado es un texto
que se insertará automáticamente al
principio de cada página. Esto es útil para escribir textos
como, por ejemplo, el título del trabajo que se está escribiendo, el
autor, la fecha, etc. |
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Observar como ha aparecido un
recuadro punteado con el rótulo Encabezado, el cursor se ha
situado dentro, y también se ha abierto la ventana flotante
Encabezado y pie de pagina que contiene los iconos con todas las
opciones disponibles.
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Barra de herramientas
Encabezado y pie de página. Vamos a ver los botones más
importantes de esta barra. |
Insertar Números de página
Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las páginas para poder referenciarlas, ese número es el que aparece en la parte izquierda de la barra de estado, pero este número de página no aparece en el documento. Si queremos que los números de página aparezcan en nuestro documento cuando lo imprimamos deberemos insertarlos de una de las dos formas posibles: Mediante el menú Insertar o mediante los Encabezados y pies de página. |
Si nuestro documento contiene Encabezados y Pies de página conviene insertar también los números de página al mismo tiempo, como veremos más adelante. Si no es así se pueden insertar los números de página mediante el menú Insertar, que vamos a ver ahora. En cualquier caso Word colocará los números de página en el encabezado o el pie de página, según la posición que elijamos para el número de página. Para insertar números de página
debemos ir al menú Insertar,
Números de página... y aparecerá
un cuadro de diálogo como este. |
La más utilizada es la Exterior, como vemos en la imagen, en las páginas impares el número de página se imprime a la izquierda y en las páginas pares se imprime a la derecha. |
Para ver los números de página en
la pantalla de nuestro ordenador hay que estar en modo vista Diseño
de Impresión y se ven en un tono más claro. |
Número
en la primera página. Si dejamos sin marcar esta casilla no
se imprimirá el número de página en la primera hoja. Esta opción está
pensada para cuando la primera página será la portada del documento y no
conviene que aparezca el número de la página. |
Insertar imágenes
Al hacer clic en el menú Insertar, Imagen aparecerá una ventana con estas opciones. Vamos a ver ahora cómo insertar
imágenes prediseñadas y desde archivo, en los puntos siguientes
veremos el resto de las opciones. |
Imágenes prediseñadas. Si hacemos clic en Imágenes prediseñadas aparece el panel lateral de Insertar imagen prediseñada, que puedes ver en esta imagen de al lado . En el cuadro Buscar texto introduciremos las palabras que describan lo que buscamos, si lo dejamos en blanco, aparecerán todas la imágenes disponibles. Por ejemplo al escribir "motocicleta" aparecen la imágenes que tengan relación con ese concepto, como puedes ver en la imagen de más a la derecha. Para insertar una imagen en el documento basta hacer clic sobre ella. En la zona Otras opciones de búsqueda tenemos el cuadro Buscar en que nos permite indicar en donde se realizará la búsqueda, por ejemplo, en Mis colecciones, en Colecciones de Office o en Colecciones web. En el cuadro Los resultados deben ser podemos elegir entre imágenes, fotografías, películas o sonidos; también podemos elegir dentro de cada uno de estos grupos unos tipos más concretos, por ejemplo, podemos decir que queremos fotografías de tipo JPG. |
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También se pueden traer
imágenes desde Internet con la opción
Galería multimedia en línea.
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Insertar imagen vinculada. Si hacemos clic en el triángulo que hay al lado del botón Insertar, aparecerá la opción Vincular al archivo de forma que cuando se produzcan cambios en el archivo origen, éstos se verán reflejados en el documento Word. En realidad, la imagen no se copia en el documento Word, sino que se inserta una referencia al lugar donde está la imagen, si borramos la imagen también desaparecerá del documento Word. |
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Manipular imágenes |
Para
manipular una imagen abrir la barra
Imagen desde el menú Ver,
Barras de herramientas, Imagen. |
Insertar imagen prediseñada. Permite insertar una nueva imagen prediseñada. |
Control del color de la imagen. Podemos hacer que la imagen tenga su color natural con la opción Automático. Obtener una imagen en diferentes tonos de gris, es lo que comúnmente llamamos una imagen en blanco y negro. Una imagen binaria con solo dos colores, blanco y negro. Una imagen de Marca de agua, es una imagen de escala de grises, pero en tonos muy claros. Se suele utilizar como imagen de fondo. |
Contraste. Permite aumentar o disminuir el contraste de la imagen. |
Aumentar o disminuir el brillo de la imagen. |
Recortar. |
Ajustar imagen. Ajusta la imagen respecto del texto que la rodea de varias formas, tal y como se puede ver en los iconos de la ventana.
Estilo de línea. Permite elegir entre los diferentes estilos que se muestran en la ventana. |
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Formato de imagen. |
Color transparente. Para algunos formatos de imágenes, como JPG. |
Restablecer imagen. Después de aplicar varios tratamientos a la imagen, como cambios de color y brillo, podemos volver a la imagen original mediante este icono. |
Insertar Autoformas y dibujar |
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El primer icono de la barra Autoformas sirve para realizar nuestros propios diseños y los cinco siguientes para utilizar las formas creadas por Word, el último icono permite acceder a las imágenes prediseñadas. |
Al hacer clic en este botón se abre esta ventana que permite elegir entre seis objetos de dibujo: líneas, flechas, dobles flechas, curvas, polígonos irregulares, trazo a mano alzada. Estos objetos se pueden combinar para realizar prácticamente cualquier dibujo lineal que se nos ocurra. Una vez trazadas las líneas y curvas se pueden modificar y realizar ajustes más finos. |
Estos cinco
iconos permiten acceder a los diferentes menús para seleccionar las
autoformas, como por ejemplo el que vemos aquí de diferentes formas
de flechas. |
Este botón sirve para acceder a las imágenes prediseñadas, donde podremos encontrar más objetos gráficos. |
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Lienzo de dibujo. Cuando dibujamos o creamos un gráfico en Word no sólo estamos ocupando la zona exacta que contiene el dibujo, sino una zona más amplia que rodea al dibujo, esta zona es el lienzo de dibujo. El lienzo de dibujo está delimitado por un rectángulo como el que ves en la imagen de al lado, también tiene unos iconos en su perímetro que permite modificar el tamaño del lienzo haciendo clic y arrastrándolos. Por ejemplo, si queremos hacer el lienzo más estrecho por la derecha basta colocar el cursor en el icono que hay en el lado derecho y cuando el cursor tome la forma de una T ladeada hacer clic y arrastrar hasta el tamaño que deseemos. El lienzo de dibujo también se puede desplazar a otra zona del documento haciendo clic y arrastrando el cursor cuando tome esta forma al colocarlo en el perímetro del lienzo. También se puede cambiar el tamaño y otras características del lienzo de dibujo desde el cuadro de diálogo Formato del lienzo de dibujo, para acceder a él basta hacer doble clic en cualquier zona dentro del lienzo. |
Modificaciones. Los gráficos y autoformas, admiten multitud de modificaciones como giros y cambios de tamaño y proporciones. Para modificar un gráfico lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, para ello hacer clic sobre él y aparecerán unos puntos de control a su alrededor. |
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Para modificar el tamaño, situar el cursor en los puntos de control y, cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño. Aquí vemos el resultado de arrastrar hacia la derecha. |
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Para mantener la proporción mantener pulsada la tecla MAYÚSCULAS mientras se arrastra desde una de las esquinas. Como se puede ver en esta imagen que se ha hecho un poco más grande que la original. |
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Algunos gráficos también tienen un rombo amarillo que sirve para distorsionar o cambiar la forma del gráfico. En este caso un triangulo isósceles se ha convertido en escaleno. |
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Para girar el gráfico, seleccionarlo y hacer clic en el icono de giro de la barra de imagen, entonces aparecerán unos puntos verdes, colocar el cursor sobre ellos y arrastrar para hacer girar el objeto, para acabar el proceso hacer clic en el icono de giro. |
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También se pueden cambiar los colores de las líneas, el color de relleno, añadir efectos de sombra y 3D, ... Estas modificaciones se pueden realizar a partir de la barra de dibujo. |
Con estos iconosde la barra de
dibujo se puede,
respectivamente, rellenar el color de fondo, color del contorno,
grosor del contorno, tipo de línea del contorno, tipo de flecha,
efecto de sombra y efecto de 3D. |
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Añadir texto a los gráficos |
Se
puede añadir texto a un gráfico mediante el icono de Cuadro de
texto de la barra
de imagen, deberemos hacer clic y arrastrar para dibujar el cuadro
de texto en la zona en la que queremos insertar el texto, y a
continuación insertar el texto.
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Por ejemplo, en esta imagen, el texto no sobrepasa los límites del triángulo.. |
Insertar WordArt |
Mediante
WordArt se pueden crear títulos y rótulos
vistosos para nuestros documentos. Sólo tenemos que introducir o
seleccionar el texto al que queremos aplicarle un estilo de WordArt y
automáticamente Word creará un objeto gráfico WordArt. |
Para
iniciar WordArt hacer clic en el icono del menú
Insertar,
Imagen. También podemos encontrar este icono en la
Barra de Dibujo y en la Barra de WordArt. A continuación aparecerá el siguiente cuadro de diálogo para que introduzcamos el texto. |
Si
hemos seleccionado texto previamente no será necesario teclearlo en este
cuadro de diálogo. También podemos elegir la fuente el tamaño y el
estilo del texto. |
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Modificar WordArt |
Por
medio de los iconos de la barra de herramientas de WordArt podemos
modificar los rótulos WordArt.
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Tablas |
Las tablas permiten organizar la
información en filas y columnas, de forma que se pueden realizar
operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas. Por ejemplo,
obtener el valor medio de los datos de una columna o para ordenar una
lista de nombres. Vemos, pues, que esta forma de
organizar los datos es mucho más potente que utilizando las tabulaciones
u otros métodos. |
Creación de tablas |
Se
puede crear una tabla de tres formas equivalentes: Menú Tabla,
icono de la barra estándar o dibujándola con el ratón, según el tipo de
tabla será más útil un método u otro, vamos a ver los tres. |
Autoformato.
Mediante este botón podemos elegir entre varios formatos ya
establecidos, como, por ejemplo,Tabla clásica 2 que es el que se
ve en la imagen. Word aplicará las características del formato elegido a
nuestra tabla. |
Barra de herramientas Tablas y bordes |
Para abrir esta barra de herramientas, ir al menú Ver, Barras de herramientas y seleccionar tablas y bordes. Vamos a ver las funciones más interesantes de esta barra. |
Lápiz. Como ya hemos visto, con este lápiz se pueden crear tablas dibujándolas con el ratón. |
Borrador. Es el complemento del lápiz en la creación de tablas, ya que permite borrar las líneas de la tabla. Basta colocarse en la línea a borrar y hacer clic. |
Estilo de línea y grosor de línea. Con estas dos funciones podemos cambiar el estilo y el grosor de las líneas que forman la tabla. Seleccionar en la barra el estilo o el grosor adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las líneas que queramos. |
Color y
bordes. Con este icono y los dos siguientes podemos dar color a los
bordes de la tabla, elegir el tipo de borde y rellenar las
celdas con color. |
Alinear. Permite alinear el texto dentro de las celdas de una de las nueve formas que se muestran en esta imagen. Previamente hay que seleccionar las celdas a las que se quiere aplicar la alineación. |
Distribuir uniformemente. Permiten distribuir el ancho de las columnas y filas uniformemente, de forma que todas las columnas/filas tengan el mismo ancho. |
Autoformato. Este botón abrirá un cuadro de diálogo en el que podremos elegir entre varios formatos ya establecidos |
Cambiar dirección del texto. El texto de las celdas seleccionadas se escribirá en la orientación que marca el icono, en este caso se escribirá hacia abajo. Haciendo clic en el botón, la orientación va cambiando de tres formas distintas, normal, hacia arriba y hacia abajo. |
Ordenar. Permite ordenar las celdas de la tabla en orden descendente o ascendente según su contenido. Si las celdas contienen fechas o números lo tendrá en cuenta al ordenar. |