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El método PDCA para operar la organización día a día
Un gerente debe tener metas todo el tiempo, si no tiene metas lo pueden enviar a su casa, pues no hará falta, además, el gerente debe liderizar a las personas para obtener metas y resultados. Los gerentes enfrentan el desafío de mantener sus resultados apegados a una meta. Producir un millón de bolígrafos de acuerdo a las especificaciones, cumplir los horarios de atención al público, mantener las dimensiones de los cuadernos iguales, arreglar las habitaciones de la misma manera o acondicionar el quirófano. Todas estas actividades tienen procesos repetitivos (PATRON) y tienen un rango de valores (METAS) dentro de las cuales los resultados obtenidos serán validos ("BUENOS) o no; el PATRON y la META constituyen la esencia de la "S" (Stándard) del SDCA. La "D" (Do) significa la ejecución del PATRON en procura de la META. La "C" (Check) es la verificación de los resultados, si no se obtuvo lo esperado tenemos un problema, para resolverlo hay que actuar "A" (Act), buscando eliminar su causa raíz, en un proceso llamado "Análisis de Anomalías", para seguir repitiendo el ciclo.
El método PDCA para mejorar la operación de la organización
El otro desafío de los gerentes es de mejorar sus resultados. Producir bolígrafos más baratos, más rápido, que escriban mejor o arreglar las habitaciones más rápido o reducir el desperdicio de materia prima. Para ello es fundamental tener una Meta de Mejoría o de un nuevo producto, y un Plan para alcanzarla, esto constituye la "P" del PDCA. Luego, la "D" (Do) es la ejecución del Plan de Acción, para lo cual es necesario entrenar a quienes participarán en la ejecución y realizar las acciones previstas. La verificación de la ejecución y de los resultados obtenidos es la clave de la "C" (Check); finalmente, actuar en consecuencia, la "A" (Act) del PDCA, si se alcanzó la meta es necesario, estandarizarla y sino, habrá que regresar a la "P".
El método PDCA en la Formulación Estratégica
Cuando hablamos del futuro de la empresa estamos tratando con metas de mediano a largo plazo, metas expresadas en términos de Qué, Cuánto y Cuándo; y por supuesto, para ello podemos aplicar el PDCA. En él, el aspecto más preponderante, y que presentaremos, es la "P" (Plan) en el largo plazo. Como en todo PDCA, debemos iniciar con una META (por ejemplo: ubicarnos en el tercer lugar en el mercado), luego necesitamos hacer un Análisis del Problema, equivalente a una Análisis Externo de Amenazas y Oportunidades; también un Análisis Interno de Fortalezas y Debilidades, antes de proponer un Plan de Acción. El despliegue de este Plan de Acción Estratégico tiene sus efectos sobre la organización y debe ser desdoblado adecuadamente indicando las Metas y las Medidas que deben ser tomadas en cada instancia. Normalmente, es necesario que haya un movimiento avanzado en términos de gerencia del día a día y gerencia para mejorar, antes de enfrentar con éxito esta última fase.
En este apretado resumen hemos pretendido mostrar un sistema de gestión, la Gestión por la Calidad Total, capaz de sustentar la competitividad de personas, empresas, instituciones, hospitales, alcaldías, e incluso, países en su búsqueda de ser potencialmente ricos.
Prof. Daniel Rojas
E-Mail: drojas@delfos.ucla.edu.ve
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