Aymara Hernández Arias. Profesora DAC-UCLA

En el actual entorno de negocios resaltan tres aspectos fundamentales: la mayoría de las organizaciones modernas están enfocando sus esfuerzos a descubrir mejores maneras de hacer las cosas. La tecnología, con su cambio y avance diario, plantea la disyuntiva de seguir actuando bajo viejos esquemas que no se adaptan a los ambientes de trabajo o de actuar bajo la premisa de la necesidad de adaptación constante y, por último, la necesidad apremiante de gestionar la información en la organización para asegurar ventajas competitivas, tener éxito y poder sobrevivir. La tecnología de información, su impacto sobre la organización, el uso adecuado que se hace de ella para mejorar los procesos organizativos, el aprovechamiento de las ventajas que ofrece y la necesidad apremiante de no quedar rezagados de las últimas innovaciones obliga a seguir un largo camino de búsqueda y esfuerzo. En este sentido, el Groupware, es considerado como parte de una nueva tecnología para el trabajo en colaboración y tiene como meta: “...mejorar la eficacia del trabajo de grupo al proporcionar enlaces electrónicos entre sus miembros y dar soporte a las actividades de colaboración de los grupos de trabajo” (Laudon y Laudon, 1996). El objetivo principal de este proyecto fue la determinación de los factores de administración y organización que se deben considerar para la implantación de la Tecnología del Groupware o Trabajo Colaborativo en una organización, como vía expedita para mejorar los procesos de programación, colaboración, compartimiento de ideas, conocimientos e información entre los miembros de grupos de trabajo. Además fijar una metodología para disminuir los problemas y maximizar el valor de la aplicación de esta tecnología. Se tomó como experiencia piloto la organización y administración de la Red de Investigación Educativa de la UCLA (REDINE).

In today’s business world three fundamental aspects stand out: Most of the modern organizations are focusing their efforts in finding the best way to carry out business. Technology with its daily changes and advancements, submerge us in the disjunctive of doing everything under old diagrams that do not adjust to the circumstances in today’s working environment, or to act under the assumption of the constant adapting necessity, and the urgent need to handle the information within the organization to assure more competitive opportunities, to succeed and survive. Technology, its impact on the organization, its adequate use to improve the organization process, the advantages it offers and the urgent need not to fall behind in the latest innovations, obliges us to follow a long search to find a valid way out, to organization problems. In this sense the Groupware , is considered to be part of a new production technology with a purpose: to improve the group working efficiency, to provide electronic links among its members and support collaboration activities in team work. The main objective of the project, was to determine the administration and organization factors, which should be considered for the introduction of the Groupware technology, or collaborative work, in an organization, as a clear way to improve the programming methods, collaboration, sharing of ideas, knowledge, and information among the members of work teams. Also to establish a method to reduce the problems and to increase the value of applying this technology. The Educational Research Network of the UCLA (REDINE) was taken as a pilot experience.

"...el mundo real es el fruto de la existencia de personas, grupos, costumbres, culturas, intereses y elementos vitales de la naturaleza, además de la tecnología y la ciencia". Francisco Aguadero

El progreso y desarrollo tecnológico de las últimas décadas ha provocado un cambio en la concepción y estructuración de los procesos organizativos y de las relaciones que se establecen entre los miembros de una organización. El teletrabajo, la educación a distancia, el servicio al cliente on-line, las transacciones electrónicas, son ejemplos de relaciones cotidianas (obrero-patrono, cliente-empresa y empresa-empresa) que han sido innovadas y mejoradas mediante la incorporación de un componente básico: el tecnológico. En este último, convergen avances significativos en informática, aplicaciones de redes, telecomunicaciones y audiovisuales, todos ellos ofreciendo una variada gama de técnicas, herramientas computacionales y aplicaciones automatizadas, que por sus características "...permiten ser empleadas para corregir formas, normas o modelos alternativos en los procesos productivos, de organización de trabajo, de prestación de servicios, y, en consecuencia, de estructuración social en general" (Aguadero, 1997, p. 11)).

En este nuevo orden tecnológico se le da un papel preponderante a aspectos, tales como: interacción, comunicación, transmisión y compartimiento de información. La conjunción de dichos aspectos con el uso intensivo de las tecnologías informáticas y de telecomunicación, es lo que ha propiciado el surgimiento de lo que se denomina Sociedad de Información, cuya característica principal es su articulación en redes, las cuales:

...hacen posible una comunicación multidireccional (...), por las que puede fluir todo tipo de información y permiten que distintas personas, independientemente de donde se encuentren y del tiempo necesario, puedan contactar para debatir, tomar decisiones, pasar a la acción, coordinar esfuerzos y controlar resultados (Aguadero, 1997, p. 19).

Lo anterior se relaciona con una de las condiciones innatas del ser humano: la formación de grupos, cuya manifestación en la sociedad actual se ha visto reforzada por la utilización de la tecnología de redes como vía para propiciar la colaboración y el compartimiento de ideas y conocimiento. En las conclusiones del documento final de la Conferencia de Rectores Europeos de 1996 (Reestructuring the University: Universities and the Challenge of New Technologies) puede leerse: "...cuando se comparan las diferentes experiencias de las universidades, todas tienen un denominador común: el mantener juntas a las personas y la lucha contra el aislamiento".

En este orden de ideas, Poves y Solis (1999) afirman:

...la incorporación de las Tecnologías de Información en las universidades se muestra como una realidad cada vez más perentoria, tanto para la propia calidad universitaria como por ser una de las vías principales de incorporación social al conocimiento y uso de estas tecnologías.

Es por ello, que las universidades no pueden descuidar estos aspectos y deben encontrar la manera de dotar de recursos e infraestructuras informáticas y establecer programas eficientes de formación y entrenamiento con los cuales la comunidad universitaria pueda abordar los verdaderos retos que plantea la sociedad de información, además de fijar políticas y adecuar las condiciones de organización y funcionamiento que propicien el trabajo en grupo. Sin embargo, hace falta más investigación acerca de los requerimientos y modelos de aplicación para el uso intensivo de la tecnología de información que garanticen resultados realmente efectivos e impactantes.

En los grupos se observa, por lo general: Una misión y objetivos que cumplir, relaciones de coordinación y cooperación, niveles de jerarquía, asignación de tareas, lineamientos para el comportamiento (derechos y deberes), etc. Entre los aspectos que revisten mayor importancia cuando se trabaja en forma grupal están: contar con una visión común, que canalice los esfuerzos individuales y ofrezca a sus integrantes un sentido de pertenencia, disponer de canales y métodos de comunicación eficientes y la capacidad de compartir información. Actualmente con el desarrollo y auge de las tecnologías de información y comunicación se han diseñado herramientas computacionales que pretenden facilitar dichos aspectos y, al mismo tiempo, reducir los problemas comunes que tiene el trabajo en grupo.

El estudio de una alternativa distinta para trabajar en forma grupal, recibiendo los beneficios de las tecnologías de información y comunicación y la determinación de los factores de administración y organización que se deben considerar para la implantación de la misma, es la propuesta de la presente investigación. Se hará énfasis en la Tecnología del Groupware o Trabajo en Grupo Colaborativo, la cual se puede definir como la tecnología usada para: comunicar, cooperar, coordinar, resolver problemas, competir y negociar, en fin, para facilitar el trabajo en grupo, a través de redes de computadoras y de los servicios inherentes en las mismas: correo electrónico, búsqueda de información en Internet, transferencia electrónica de archivos digitalizados, grupos de noticias, chateo, hipertextos, grupos de discusión, etc.

La investigación esta enmarcada en la categoría denominada Proyectos Tecnológicos o Proyectos Informáticos, donde se realizan una "...serie de diseños para dar la idea de cómo ha de ser un conjunto de aplicaciones que resuelven los problemas de los usuarios" (Salas, 1989, p. 2), haciendo uso intensivo de tecnologías de información y comunicación. Se contemplaron las siguientes fases:

I. Revisión bibliográfica. Establecimiento de los conceptos básicos, antecedentes y situación actual mediante la revisión de literatura existente, lo cual permite realizar un análisis adecuado, desde una perspectiva teórica. La revisión bibliográfica permitió obtener los antecedentes, el esquema teórico de desarrollo de la investigación y el modelo teórico base para la implantación de la Tecnología de Trabajo Colaborativo.

II. Diagnóstico de la situación actual. Con base en la aplicación de los instrumentos de encuesta a los especialistas del área, miembros de REDINE y docentes-investigadores en general se diagnóstico la situación actual, en función a las características particulares de la organización, necesidades de los usuarios y su disposición para realizar los cambios.

III. Análisis e interpretación de información recabada. De acuerdo al diagnóstico y a la revisión bibliográfica se definió la Metodología de aplicación de la Tecnología del Trabajo Colaborativo. Caso Piloto: Red de Investigación Educativa de la UCLA.

IV. Aplicación del modelo propuesto en el caso piloto.

V. Conclusiones y recomendaciones.

Las actuales tendencias en el establecimiento de estrategias competitivas en las empresas, afirman que un adecuado flujo de información es la mejor vía para la optima generación de conocimientos vitales para asegurar nuevas oportunidades de negocios y diferenciarse de otras empresas a la hora de competir con ellas.

Considerando como premisas que: “el cambio es la única constante” y que las personas (su experiencia, la forma como utilizan su conocimiento, su creatividad) pueden convertirse en el principal arma para el reto de la innovación permanente, se puede afirmar que la gente y la comunicación de la información entre ella son los factores claves en el desarrollo eficiente de las actividades de las organizaciones actuales.

Se pretende contestar las siguientes interrogantes: ¿Cómo deben ser los procesos de administración y organización para la implantación de la tecnología del groupware en una organización? ¿Qué aspectos legales, normativos y funcionales se deben considerar? ¿Cuál debe ser la metodología de implantación de esta tecnología para disminuir la resistencia de su implantación y lograr maximizar el valor de la aplicación de esta tecnología en una organización? ¿Cómo adaptar toda esta tecnología en la universidad, tomando en cuenta el ambiente organizacional, la infraestructura informática instalada, los recursos económicos, su equiparación con los principales objetivos que persigue la universidad: Docencia, Investigación y Extensión? Estas y otras interrogantes tratarán de ser aclaradas en el desarrollo del presente proyecto.

Determinar los factores de administración y organización que se deben considerar para la implantación de la Tecnología del Groupware o Trabajo en Grupo Colaborativo en una organización.

Objetivos Específicos

1. Establecer un marco teórico que sirva de referencia conceptual para el diseño e implantación de la Tecnología del Groupware en una organización.

2. Fijar la metodología para disminuir los problemas y maximizar el valor de la aplicación de esta tecnología, en el caso específico de la UCLA, tomando en cuenta su cultura organizacional, plataforma tecnológica y adecuación a sus necesidades prioritarias.

3. Diseñar un prototipo para la organización y administración de un grupo de trabajo colaborativo fijando lineamientos, modelos de trabajo, políticas de uso y normativas generales de implantación.

"...a las organizaciones de tipo tradicional les lleva tiempo adaptarse a las nuevas tecnologías, y ello retarda la realización de sus potencialidades, en especial en lo que respecta al incremento de la productividad". Alfons Cornella

El Trabajo en Grupo

El Trabajo en Grupo se define como el proceso mediante el cual un conjunto de individuos realizan actividades relacionadas con la finalidad de lograr un objetivo específico, cumplir una meta o compartir una ideología común. Dichas actividades implican una acción colectiva y la realización de trabajos colaborativos. Según la teoría más reciente el trabajo colaborativo persigue "...el desarrollo de conocimiento compartido, la aceleración de los flujos de información, la coordinación de los flujos de recursos para producir economías de costos y tiempos" (Díaz, Angel, pág. 10, 2000).

Al trabajar en grupo se observan por lo general los siguientes aspectos: una coordinación general, asignación de tareas en forma individual, niveles de jerarquía interna, definición de lineamientos de comportamiento y de beneficios por pertenecer al grupo, derechos y deberes, objetivos a lograr en forma colectiva. El aspecto que tiene mayor importancia es el hecho de contar con un objetivo común que canalice los esfuerzos individuales y les ofrezca un sentido de pertenencia que fomente la unión. De no contar con objetivos bien definidos, es probable que los esfuerzos individuales se diluyan bajo la presión de intereses personales o intereses distintos a los del grupo en sí, trayendo como consecuencia que no se logre el propósito para el cual el grupo fue conformado.

La idea de conformar equipos de trabajo proviene de la necesidad que tienen las organizaciones de obtener resultados, producto del consenso grupal y de la revisión exhaustiva bajo perspectivas distintas, que aseguren la calidad, confiabilidad y exactitud en las soluciones planteadas, productos obtenidos o decisiones elegidas. A su vez, los miembros del grupo tienen la oportunidad de aprender tomando en consideración: otros puntos de vista, maneras distintas de hacer las cosas, interpretaciones diferentes de conceptos, experiencia de otros y como solucionaron problemas similares.

El hecho de que exista un aprendizaje individual propicia que los grupos aprendan y por ende la organización aprenda. Esto crea los mecanismos de aprendizaje que permiten la creación de un conocimiento organizacional o conocimiento detallado de las características específicas de los procesos que maneja la empresa conocido como "Know-How". Es recomendable que la organización proporcione la estructura organizativa y defina las estrategias que propicien el trabajo en grupo y evitando así, las actividades aisladas o personalizadas que no tienen relación alguna con las ideas rectoras de la organización. A continuación se presentan algunos lineamientos iniciales:

Si se logra una interdependencia óptima entre propósitos, sistemas y equipos disponibles, el trabajo grupal propicia un ambiente para la comunicación y discusión productiva. Se crea sinergia al aprovechar el conocimiento y experiencia de los miembros, según su área de especialización y los diversos enfoques o puntos de vista, y se logra así una visión completa del estudio a realizar mejorando la calidad de las decisiones y de los productos obtenidos.

Se presenta la posibilidad de realizar procesos en paralelo en función de la división del equipo en comisiones o subgrupos, que permiten aligerar la presentación de la solución, producto u opinión según la situación para la cual trabajan.

La obtención de resultados realizada por consenso grupal asegura la calidad, confiabilidad y exactitud en las ideas y soluciones planteadas al extraer el máximo provecho de las capacidades individuales para beneficio del grupo.

El trabajo en grupo puede generar retraso en la presentación de soluciones debido a la falta de orientación, de propósitos claros y definición de lineamientos. Lo anterior puede traer como consecuencia el enfrentamiento y discusiones no relacionadas con los objetivos planteados.

La falta de recursos, materiales y equipos para la realización del trabajo propicia un ambiente organizacional donde no se cuenta con oportunidades para aplicar los resultados.

El comportamiento de los miembros del grupo puede afectar la productividad del equipo: arrogancia, dificultad para decir no sé, juicios automáticos y sin base, percepción de que es difícil o imposible el trabajo que se hace, inhabilidad para manejar errores, apatía, impaciencia o poca tolerancia, entre otros.

Ventajas que ofrece la Tecnología para el Trabajo en Grupo

En forma general, la tecnología ofrece innumerables ventajas en todos los ámbitos del saber, una de las más importantes es el de considerarse como factor multiplicador, es decir, "...el potencial de transformación que conlleva la aplicación de la misma. Dicho de otra forma: es el número de veces que una tecnología determinada es capaz de mejorar el proceso o la función a la que se aplica" (Aguadero, p. 43). En relación al Trabajo en Grupo, la tecnología brinda ventajas adicionales, entre las cuales se pueden numerar las siguientes:

1. Facilita el acceso a recursos e información de proyectos relacionados con el área de estudio, ya sea bajo la modalidad de hipertexto o bajo la modalidad de grupos de noticias.

2. Permite compartir experiencias exitosas acerca de nuevas técnicas para el mejoramiento de los procesos en la organización, promoviendo la participación de los miembros y de personas interesadas por la facilidad de acceso a los recursos ofrecidos (investigaciones, bases de datos, papeles de trabajo, enlaces a otros recursos a través de Internet, contacto con personas que trabajen en proyectos similares) y la formación de grupos con intereses comunes.

3. Permite y facilita la comunicación, la hace más rápida, clara y persuasiva.

4. Reduce costos y tiempo de transporte de los miembros del grupo hacia espacios físicos específicos.

5. Facilita la resolución de problemas grupales al reducir el tiempo y costo requerido para coordinar el trabajo. Esto se logra a través de calendarios electrónicos los cuales permiten la planificación, gerencia de proyectos y coordinación de los miembros de un grupo por medio de funciones de detección de conflictos de planificación, determinación de horarios de disponibilidad y localización de personas.

6. Permite nuevos modos de comunicación, tales como: intercambios anónimos e interacciones estructuradas a través de software de reuniones a distancia, chateo y videoconferencias.

1. Diferencias en los niveles de experiencia y conocimiento de tecnologías por parte de los miembros del equipo de trabajo. Esto puede traer como consecuencia que algunos miembros tengan dificultades para utilizar y entender ciertas tecnologías.

2. La dinámica del trabajo en equipo es demasiado variable y es probable que las tecnologías no se adapten a cambios constantes en las estrategias de trabajo.

3. Se requiere mayor cantidad de tiempo para incluir el componente tecnológico como parte del trabajo en grupo (pruebas iniciales e inducción, capacitación y formación de los miembros del equipo de trabajo).

4. Cada grupo de trabajo es diferente y su comportamiento es influenciado por las condiciones de trabajo específicas para el período en el cual trabaja, esto quiere decir, que el éxito en el uso de tecnologías para un grupo puede ser un fracaso para otro.

Conceptos relacionados con Tecnología del Groupware o Tecnología de Trabajo Colaborativo

A partir de los conceptos suministrados por Brinck (1999), Conklin (2000) y Skyrme (1999) se define el Groupware o Trabajo Colaborativo como la tecnología usada para comunicar, cooperar, coordinar, resolver problemas, competir y negociar, en fin facilitar el trabajo de grupos, a través de redes de computadoras y los servicios inherentes en las mismas, tales como: e-mail, transferencia electrónica de archivos, grupos de noticias, conversaciones electrónicas, hipertextos, grupos de discusión, etc.

Las tecnologías de trabajo colaborativo se categorizan en dos dimensiones (Brinck, 1999):

1.Usuarios trabajando juntos al mismo tiempo (Groupware Sincrónico) o en tiempos diferentes (Groupware Asincrónico).

2. Usuarios trabajando juntos en el mismo lugar (cara a cara) o en sitios diferentes (a distancia) (ver tabla 1).

Plataformas para la Aplicación de la Tecnología del Groupware

Al implantar la tecnología del Groupware pueden considerarse diferentes plataformas tecnológicas:

1. Integración a Internet. Se ofrece acceso a bases de datos documentales, páginas web que permiten interrelacionarse con base de datos, objetos vinculados o incrustados, imágenes, voz/ sonido y video, control de versiones, monitoreo de cambios a un documento. por diferentes usuarios, vínculos a sitios web relacionados.

2. Ambientes integrados de desarrollo. Los miembros de un grupo de trabajo, ubicados en sitios dispersos geográficamente, accesan un ambiente virtual donde se ofrecen bases de datos con recursos y materiales vitales para la realización de sus actividades, por ejemplo: programas de trabajo, objetivos, lineamientos generales, actividades a realizar, encuestas, calendarios, enlaces interesantes al www, archivos de texto, gráficas, documentos, boletines informativos, etc. Los mismos utilizan dichos recursos y materiales mediante actividades de inclusión, modificación, consulta y los actualizan a través del proceso de replicación.

3.Integración por sistemas de mensajería. La mensajería provee a los usuarios con las siguientes ventajas: flujo de información entre diferentes clientes de correo, consulta de correo usando browsers (Internet Explorer, Netscape, Spin, etc.), colaboración entre grupos de trabajo. Las aplicaciones pueden habilitarse para envío electrónico de los documentos que estas contienen. En los documentos enviados se pueden manejar vínculos a otros documentos o a aplicaciones relacionadas, notificación de eventos y recordatorios vía correo a las personas involucradas en los procesos.

Existen diversos productos que ofrecen soluciones automatizadas para implantar el trabajo en grupo colaborativo, tales como: (a) Lotus Notes. Software para el trabajo en grupo que permite crear y compartir documentos. Combina las aplicaciones para Internet como correo electrónico, calendarios y agenda, administración de documentos personales y grupos de noticias, por medio de cualquier servidor Internet basado en estándares. (b) Microsoft Outlook. Permite organizar, integrar y administrar correo electrónico, calendarios, tareas, contactos, documentos, archivos y agendas. (c) Groupwise de Novell. Es un sistema de correo electrónico cliente/servidor que incluye capacidades de administración de documentos y colaboración de grupos de trabajo. Integra calendarización y programación de citas, manejo de tareas, recursos compartidos, conferencias, workflow (Flujo de Trabajo) y acceso remoto.

Tabla 1. Matriz espacio-tiempo de las tecnologías del Groupware

1. En cuanto al recurso humano. Al implantar la Tecnología del Trabajo Colaborativo una de las condiciones principales es facilitar los procesos de interacción entre los miembros del grupo. La interacción permite establecer el diálogo, mediante el cual la organización puede obtener información valiosa para modificar y mejorar sus procesos internos. La tecnología permite establecer nuevas formas de interacción y "...en la medida que la interacción se automatice y sea cada vez más directa - con el uso de Internet, Extranet y otros sistemas integrados- aumentará su relación eficacia - eficiencia" (Macchia, 2000, p. 17)).

Adicionalmente a los procesos de interacción, existen diferentes grados de implicación y compromiso que se establecen entre los miembros del grupo. Cada participante se forma una percepción de los objetivos del grupo y la importancia de su participación para la consecución de los mismos permitiéndole identificarse en forma positiva de acuerdo a sus valores y actitudes. De esta manera, entra en un diálogo productivo a beneficio del grupo y de los objetivos que se persiguen. El grado de compromiso con la comunidad propicia el desarrollo de foros, eventos donde el grupo de trabajo se relaciona no sólo con la organización sino también con otros que comparten intereses comunes. A través de dichas actividades cada participante se convierte en promotor del grupo, compartiendo con los demás su experiencia positiva.

Así la fase de implantación de una propuesta de trabajo colaborativo, utilizando tecnologías de información y comunicación, ha de estar ligada a una nueva cultura de uso de nuevas modalidades de trabajo incorporando herramientas computacionales que permitan innovar y mejorar los procesos de trabajo grupal. Se recomienda comenzar con una fase de inducción, capacitación y entrenamiento, fomentar la participación de las personas involucradas en el proyecto y aceptar objetivamente las sugerencias y propuestas de los usuarios involucrados.

2. En cuanto a la tecnología. Basándose en el modelo teórico utilizado en el Mercado relacional (Macchia, Nunzia, pág. 17, 2000) se pueden fijar las condiciones en cuanto a tecnología ajustándolas al contexto del trabajo en grupo. La primera condición es aprovechar la flexibilidad de la comunicación de doble vía de los medios interactivos. El potencial de Internet: grupos virtuales, correo electrónico, páginas web, etc. La segunda condición consiste en la organización de la información en bases de datos que registren hechos vitales de los procesos requeridos para el grupo, teoría, documentos y todo lo que resulte de la interacción de los miembros. El objetivo central es asegurar la continuidad y la consistencia de la relación. Se agrega una tercera condición, la utilización efectiva de redes informáticas. El trabajo individual en computadores aislados es posiblemente menos impactante que el trabajo en computadores conectados, los cuales incrementan su funcionalidad ofreciendo acceso a información, recursos y servicios disponibles en computadores remotos ubicados en distintas partes del mundo.

Según Giga Information Group (http://www.gigaweb.com) la tecnología básica de la colaboración incluye cinco grupos:

a. Mensajería. Tiene penetración en el 98% de las organizaciones.

b. Repositorios. Bases de Datos de Discusión, documentos, modelos, programas y otras formas de contenido. El repositorio es un conjunto de elementos digitales alrededor del cual se concentran las colaboraciones o que actúan las sesiones colaborativas.

c. Conferencia electrónica. Audioconferencia, videoconferencia, dataconferencia, salas de reunión electrónicas y uso compartido de aplicaciones.

d. Agendas y programadores. Programación automática de reuniones en función de los roles. Confección de agendas de actividades tomando en cuenta recursos y disponibilidad de tiempo.

e. Automatización de procesos. Flujo de trabajo y otras herramientas de automatización de procesos.

3. En cuanto a la organización del trabajo. Plantearse un proyecto piloto previo a la aplicación de la Tecnología del Groupware en la organización completa. Definir la razón de ser del grupo y las razones que inducen su creación (Ver Figura 1) definiendo y desarrollando estrategias que apoyen el trabajo colaborativo y nuevas técnicas para compartir proyectos e ideas con grupos externos. Determinar alternativas de acción y la mejor manera de hacer las cosas al establecer: los limites del proyecto de implantación, el Impacto financiero, objetivos, cronogramas de actividades y la determinación de indicadores para medir la productividad del grupo.

4. En cuanto a la asignación de responsabilidades. El responsable del grupo tiene entre sus responsabilidades básicas organizar al grupo de trabajo, seleccionar en consenso los puntos a desarrollar y la metodología de trabajo, analizar la información recabada y los resultados obtenidos, coordinar el envío y recepción de mensajes entre los participantes y suministrar respuesta a las peticiones de otros grupos de trabajo relacionados. A su vez, los coordinadores de sub-grupos de trabajo apoyan al responsable principal, agilizan el trabajo del sub-grupo de trabajo, mantienen estrecha comunicación con el responsable acerca de los logros obtenidos y motivan el intercambio de mensajes mediante envío de noticias y recordatorios. Por su parte los participantes o miembros del grupo de trabajo investigan, seleccionan y analizan la información relacionada con la actividad de trabajo del grupo.

"...Según la filosofía sociotecnológica, no puede instalarse una nueva tecnología sin considerar a las personas que deben trabajar con ella. Cuando se diseña un nuevo sistema de información, se está rediseñando la organización". Laudon & Laudon

En forma general se identifican tres componentes principales: los miembros del grupo de trabajo, las investigaciones y documentos que sirvan como base teórica para los miembros del grupo, tanto internos como externos, y la tecnología disponible (computadoras, impresoras, puntos de conexión a Internet, etc.).

La integración de dichos componentes permite definir tres dúos: miembros-investigaciones, el cual conforma el conocimiento grupal que permite definir la base de datos referencial a partir de la cual trabajará el equipo para la definición de lineamientos, políticas y estrategias. Miembros-tecnología que genera la necesidad de diseñar programas de capacitación y entrenamiento de acuerdo al nivel de capacitación y conocimiento del grupo en el uso de la tecnología requerida para esta modalidad de trabajo. Por último, tecnología-investiga-ciones, donde se aprovecha la tecnología como herramienta de soporte para facilitar la promoción y divulgación de los documentos e investigaciones realizadas por los miembros del grupo, la conexión eficaz entre miembros para el compartimiento de conocimientos y experiencias y la comunicación con el exterior.

Al conformarse el grupo de trabajo se planificarán los procesos internos necesarios para lograr los objetivos propuestos. Se pueden presentar dos tipos de procesos:

1. Procesos internos tradicionales. Las reuniones presenciales, a pesar de que son realizadas con menos frecuencia, ya que la mayor interacción se realiza a través de tecnologías de comunicación, son necesarias para fomentar la discusión productiva y el intercambio de experiencias entre los integrantes del grupo. Se sugieren las siguientes pautas de trabajo: (a) Antes de la reunión. Decidir si la reunión es necesaria o pueden lograrse los objetivos en una forma más eficaz mediante otro proceso, establecer el propósito que se persigue y las decisiones que hay que tomar, elaborar el orden del día incluyendo asuntos relacionados con el pronóstico, asignación de prioridades, tiempo asignado para tratar cada tema, recopilar toda la información necesaria acerca del asunto a tratar y distribuir dicha información con suficiente anticipación. (b) Durante la reunión. Explicar el propósito, verificar la asistencia, presentar los puntos a tratar y abrir la discusión en forma controlada. (c) Después de la reunión. Agrupar por afinidad los puntos tratados y plasmarlos en un documento de trabajo que formará parte de las memorias del grupo. Distribuir el documento de trabajo obtenido a todos los integrantes del grupo.

2. Procesos internos rediseñados mediante la incorporación del componente tecnológico. Los elementos claves para que el trabajo grupal se realice haciendo uso de las tecnologías de información y comunicación son:

A continuación se presentan posibles problemas en cuanto a los procesos mencionados anteriormente y cómo evitarlos:

Tabla No. 2. Procesos internos: posibles problemas y soluciones

En este paso se realiza la propuesta de diseño e implantación de la página web como medio poderoso para transmitir y compartir ideas, actividades y materiales que contribuyan a la construcción de propuestas y ofrezcan al exterior información, estudios de casos y relato de experiencias útiles para grupos similares. Dicha página se vinculará a la Web de la UCLA según la instancia a la cual esté adscrita el grupo de trabajo. Para ello se sugiere realizar el levantamiento de información previo acerca de la misión del grupo de trabajo, objetivos, listado de documentos generados con sus contenidos respectivos, organización y vínculos hacia portales de entrada a proyectos similares.

Por otra parte, el foro de discusión virtual se transforma en un factor que propicia el contacto con grupos de expertos que pueden aportar un conocimiento valioso para la actividad del grupo. Para la implantación del foro es importante seleccionar los temas de discusión ó preguntas generadoras, asignar tareas y responsabilidades a los coordinadores del foro de discusión que tendrán a cargo la responsabilidad de supervisar y moderar la discusión entre pares, analizando los elementos de discusión aportados por cada participante, así como también contactar grupos relacionados que puedan participar y así enriquecer la discusión planteada. Es recomendable además fijar los parámetros de interacción en base a: objetivos, fechas topes de registro e inscripción al foro, lineamientos generales de participación y pautas a cumplir para asegurar aportes valiosos y útiles. La idea final es estructurar un proyecto que integre todos elementos aportados y resultantes del foro de discusión y que pueda servir como insumo para seminarios, conferencias, reuniones ó publicaciones, tanto internas como externas.

Al iniciar actividades de Trabajo Colaborativo se puede encontrar una guía en las siguientes preguntas para obtener una evaluación parcial de los resultados:

"Cuando se comparan las diferentes experiencias de las universidades, todas tienen un denominador común: el mantener juntas a las personas y la lucha contra el aislamiento". Reestructuring the University Conferencia de Rectores Europeos, 1996

1. Al momento de implantar por primera vez una tecnología específica en una organización, se recomienda considerar los siguientes aspectos:

2. Manejar eficientemente la resistencia al cambio, la cual se presenta al desarrollar proyectos relacionados con nuevas tecnologías. Dicha resistencia se puede minimizar mediante programas de inducción, formación y entrenamiento intensivo.

3. Es recomendable incluir en los diseños de nuevas modalidades de trabajo en grupo, que incorporen el uso intensivo de tecnologías de información y comunicación, las pautas de participación que fomenten la interacción entre los miembros del equipo de trabajo, explicando claramente el aprendizaje que se quiere obtener, el conocimiento que se quiere construir y los lineamientos de cómo llegar a obtenerlo.

4. Una de las debilidades detectadas en la implantación de la Tecnología del Groupware en el caso piloto REDINE, es la baja disponibilidad de personal técnico especializado para la solución de fallas de conexión, reconfiguración de equipos, instalación de software, actividades de formación, etc. Al aumentar el nivel de uso de la plataforma informática será necesario conformar comisiones técnicas por decanato, para solventar los problemas de uso de hardware y software por parte de los usuarios y los problemas de interconexión.

1. Las ventajas de utilizar tecnologías de comunicación para apoyar las actividades de grupo de REDINE son: facilitar el acceso a recursos e información de proyectos relacionados con el área de investigación educativa, compartir experiencias exitosas acerca de nuevas técnicas para el mejoramiento del proceso de enseñanza aprendizaje y promover la participación de los miembros y de personas interesadas por la facilidad de acceso a los recursos ofrecidos.

2. Posibilidad para el diseño e implantación de la Web de REDINE, la cual representa un medio poderoso para transmitir y compartir ideas, actividades y materiales. La misma servirá como vehículo para dar a conocer información sobre seminarios, conferencias, reuniones y publicaciones organizadas tanto a la comunidad interna como la externa. Este sitio web incluirá los siguientes aspectos: publicación de trabajos originales, información sobre argumentos del debate nacional e internacional sobre marcos teóricos de investigación educativa, discusión sobre trabajos de investigación de los integrantes de REDINE o terceros, propuestas de debates en el ámbito de la investigación educativa. Todos estos aspectos contribuirán a formar una opinión independiente sobre los distintos aspectos de la investigación educativa en la UCLA: organización, lineamientos, políticas, líneas de investigación y conceptualizaciones.

3. La tecnología facilita el trabajo en equipo en la universidad, ya que mejora los siguientes aspectos: transferencia de material digitalizado, comunicación entre pares y fortalecimiento de las relaciones de cooperación, colaboración en proyectos conjuntos, unificación de información de acuerdo a áreas específicas de trabajo y suministro de herramientas novedosas para la innovación de los procesos de investigación, entre otros.

4. La infraestructura de comunicaciones de la UCLA (RedUCLA) permite la utilización de mecanismos que permiten y facilitan la implantación del Groupware, tales como mecanismos de comunicación (correo electrónico, grupos de discusión electrónicos, transferencia de archivos, etc.), mecanismos para enlazar en forma electrónica los productos de trabajo de un grupo con otro, cuando trabajan en áreas de conocimiento relacionadas, y mecanismos para la distribución y divulgación de información (páginas web, grupos de noticias y portales de acceso de información especializada).

5. Las tecnologías y aplicaciones informáticas están disponibles en forma general para la comunidad universitaria, se trata entonces de identificar mejores practicas para difundirlas y apoyar su implementación al mayor número de grupos de trabajo posible. De hecho, no se trata exclusivamente de la adopción de nuevas modalidades de trabajo haciendo uso de tecnología de punta, sino de su utilización para la innovación y mejoramiento de los principales procesos de la universidad: docencia, investigación y extensión.

1. La aplicación de tecnologías de información en el ámbito universitario puede requerir el cumplimiento de ciertas condiciones previas: la disponibilidad de la infraestructura informática apropiada, desarrollo de metodologías de trabajo que incluyan el aprovechamiento y uso intensivo de tecnologías de información y comunicación, el desarrollo de aplicaciones orientadas al servicio en redes, tanto internas como externas y procesos eficientes de formación y capacitación del personal.

2. El proyecto de implantación de la tecnología del Groupware en la universidad, se considera un proyecto factible, ya que la plataforma tecnológica está disponible a través de las bondades que ofrece la RedUCLA y los decanatos cuentan con computadoras con configuraciones adecuadas y capaces de soportar los requerimientos básicos: servicios de alojamiento de páginas web, servicios de correo electrónicos, servicios de transferencia de archivos electrónicos, grupos de discusión y grupos de noticias.

3. Es necesario extrapolar la experiencia obtenida en la presente investigación a otros grupos de trabajo, de manera de aumentar el nivel de uso de tecnologías por parte de la comunidad universitaria y detectar necesidades de expansión y fortalecimiento de la plataforma actual de la UCLA.

4. Para que la implantación y funcionamiento de nuevas modalidades de trabajo, como el Groupware, sea eficiente, los miembros de equipos participantes han de ser capaces de utilizarlos al máximo rendimiento, por lo que todos estos procesos de innovación requieren de programas de formación y capacitación permanente.

5. Se espera que la experiencia lograda en el presente proyecto se pueda extrapolar a otros grupos de trabajo, de manera de aumentar en forma significativa el nivel de uso de tecnologías por parte de la comunidad universitaria, mejorar los procesos organizacionales y detectar necesidades de fortalecimiento y expansión de la plataforma informática de la universidad.

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