Guía práctica sobre escenarios.

Este es un tema que generalmente se presta a interpretaciones erróneas y mitos sobre “lo difícil que es” trabajar con escenarios. Nada más lejos de la realidad.

En este material explicaremos en términos sencillos la base conceptual de manejo de escenarios, introduciendo al lector en la terminología básica imprescindible y conectándolo con la realidad cotidiana de casos que aquí mismo vamos a exponer.

Para comenzar, reflexionemos sobre lo siguiente: ¿sabemos los que es un escenario?. Probablemente la respuesta es no, sin embargo, de ser afirmativa, las nociones más conocidas de escenario son las siguientes

· Lugar donde normalmente se representa un espectáculo.

· Situación que se presenta a partir de hechos que ocurren.

· Decisión que se toma según datos recibidos.

Todas tienen en común el hecho de ocurrir dependiendo de una o más variables que determinan su ocurrencia, por ejemplo, la obra se presenta si va el público, se toma la decisión A si se tiene la información X y se toma la decisión B si se tiene la información Z.

Partiendo de estas premisas básicas podemos comprender que el implementar un escenario en Excel contiene resultados que dependen de cambios en algunos números, es decir, si se escribe un valor X obtendremos un resultado A, si se escribe un valor Z, obtendremos un resultado B, etc.

Para ilustrar mejor lo antes señalado, colocaremos un ejemplo que será desarrollado a lo largo de la guía. Veamos.

La empresa “Importadora VZLA.” Se dedica a la compra de láminas de diferentes medidas para su posterior venta a sus clientes. Desea conocer los costos de su lote de importación la cual depende del valor del Dólar y del porcentaje de flete que cobra el transportista.

Se sabe que el flete actualmente es del 2% del valor de la mercancía y que el transportista piensa aumentarlo a 4%. Por otro lado, como el valor de cambio del Dólar fluctúa diariamente debemos predecir el precio del mismo para la fecha de la negociación, (suponga que hoy es Lunes y el trato se hará el Viernes de la misma semana), por lo tanto, le han encomendado a Ud. realizar una tabla con la información que le permita tomar una decisión tentativa antes de la próxima semana. Se ha resaltado la palabra tentativa porque el estudio de escenarios sirve para orientar las decisiones, pero la dinámica de los negocios puede arrojar otras.

El resto de la información suministrada es la siguiente:

· El valor actual del Dólar es de Bs. 1.250 por cada Dólar.

· Siempre se compran 10 unidades de cada lámina y son cuatro tipos de lámina (1”, 2”, 2.5” y 3”).

· El costo unitario es respectivamente 4, 6, 8 y 10 Dólares.

· La variación del Dólar se calcula para el Viernes a Bs. 1.300, 1.400 ó 1.500.

¿Puede implementar los cuatro escenarios (actual y las tres variaciones) y elaborar un informe resumen?.

La solución está en detalle a partir de la siguiente página.

Comenzamos preparando la información básica que ya disponemos, es decir, creando un marco de trabajo donde se definen columnas y filas con los datos iniciales del trabajo. El ejemplo se ilustra en la siguiente gráfica.

Pentágono: Comenzamos agregando los datos que no necesitan ningún tipo de formulas ni funciones, con una simple trascripción

Luego procedemos a nombrar las celdas que contienen los valores para el Dólar y el porcentaje de Flete que cobra el proveedor. Esto nos será útil para el paso siguiente.

Llamada con línea 3: Estas serán nuestras variables de datos, recuerde esta definición porque más adelante se usará muy seguido para referirse a ellas. Llamada con línea 3: Seleccione las cuatro celdas tal y como se ven aquí.

Llamada con línea 3: Haga clic aquí y luego en los comandos del menú “Nombre” y “Crear”.

Llamada con línea 3: Al aparecer esta ventana solo haga clic en aceptar, esto nombra las celdas E2 y E3 usando el texto de la izquierda, es decir el de las celdas D2 y D3.

Llamada con línea 3: Dos nuevos nombres se agregan y si hacemos clic en uno de ellos, nos envía a la celda nombrada. Haga la prueba.

Lo siguiente es agregar las columnas calculadas, veamos:

Llamada con línea 3: La columna “Costo Unit Bs.” es resultado de multiplicar el costo unitario en Dólares (columna D) por los Bolívares por Dólar. Con simples clics en las celdas adecuadas podemos realizar la fórmula, las cual se ve en la Barra de Fórmulas del ejemplo.
NOTA: El texto Bs_por_Dólar se escribe automáticamente en la fórmula si hacemos clic en la celda E2.

Las siguientes columnas expresan sus valores así.

Costo Materiales (columna F): Cantidad (Columna C) x Costo Unitario Bs.(Columna E).

Bs. Flete (columna G): Costo Materiales x Flete. (la celda E3)

Costo Total (columna H): Costo materiales (columna F) x Bs. Flete (columna G).

Luego agregamos los totales para las columnas F, G y H y obtenemos:

Una vez preparado toda el área de trabajo inicial, es cuando vamos a trabajar con la herramienta “Escenarios”.

Llamada con línea 3: Primero hacemos clic en esta opción.

1) La ventana del administrador de escenarios posee un panel que nos permite crear, modificar y eliminar entre otras funciones; para comenzar haremos clic en el botón Agregar, pues es allí donde se crean los nuevos escenarios.

2) Al hacer clic en Agregar, aparece la ventana de modificación de escenarios, en el primer cuadro asignamos un nombre al nuevo escenario (observe que se llama dólar 1300), las celdas cambiantes son las que contienen los valores actuales de Bs. por Dólar y % de Flete, si queremos colocamos un comentario y hacemos clic en Aceptar.

Por supuesto, luego hacemos clic en Aceptar

Llamada con línea 3: ASI Llamada con línea 3: Actualmente los valores escritos son 1250 Bs x $ y 2% (0.02), vamos a cambiar estos valores por los de 1300 y 0.04.

Si queremos agregar nuevos escenarios, solo debemos repetir el proceso y mostrar el escenario que nos interese, los valores iniciales también se pueden guardar como un escenario que por ejemplo se llame INICIAL. Finalmente hacemos clic en el botón cerrar.

Llamada con línea 3: Eso es porque debemos hacer clic en el botón Mostrar para que se vea el escenario seleccionado. Los valores cambian y los resultados de la hoja también. Llamada con línea 3: Al volver a Excel vemos que los valores viejos no cambiaron...

Eliminar y Modificar escenarios.

Una vez creados todos los escenarios, posiblemente deseamos eliminar uno, hagamos lo siguiente:

Llamada con línea 3: Si lo que quiere es modificar el escenario seleccionado, haga clic aquí y verá las mismas ventanas explicadas cuando agregó el escenario. Cambie lo que desee sobrescribiendo los nuevos valores sobre los viejos. Llamada con línea 3: Sencillamente hacemos clic aquí, y se elimina el escenario. Para ver cualquier otro, lo seleccionamos y hacemos clic en Mostrar. Llamada con línea 3: Innecesariamente habíamos creado este escenario, ya que el estudio solo se basó en 1250, 1300, 1400 y 1500 Bs. x Dólar (ver pág. 2), por lo tanto queremos eliminarlo. (observe que incluso el escenario está mostrado)

INFORME RESUMEN DE ESCENARIOS.

Para el ejemplo desarrollado en la guía existen tres posibles resúmenes, todo depende del destinatario del informe o del uso que se le dará al mismo y por lo tanto, explicaremos teóricamente cada uno de ellos antes de detallar la forma de crearlos.

No obvie esta explicación pues es el fundamento teórico de los escenarios que se crearán. De los tres posibles crearemos aquí dos y el tercero aunque también será explicado se lo dejaremos como tarea.

En cambio, la relación de las variables con el costo total de cada material y la suma de ellos es del tipo indirecto, ya que estos valores son el resultado de la suma de las columnas.

Entrada manual: Existe una relación directa entre las variables y las columnas “Costo Mater.” y “Bs. Flete”.

Informe 1

Se hará utilizando las columnas “Costo Mater.” y “Bs. Flete”. El informe reflejará los cambios en estas columnas cada vez que cambien los valores de las variables. Este tipo de informe tiene como finalidad analizar por separado el costo de los materiales y el flete.

Informe 2

Se hará utilizando la columna del “Costo Total” de los cuatro ítem. El informe reflejará los cambios en esta columna cada vez que cambien los valores de las variables. Este tipo de informe tiene como finalidad analizar el importe de pago por cada tipo de ítem.

Informe 3

Se hará utilizando solamente la celda que contiene el total general a pagar.

Este tipo de informe se hace cuando sólo interesa saber los que se debe pagar en global sin analizar ítem por ítem.

Ahora veamos como se hace:

En el administrador de escenarios hacemos clic en el botón y aparece la siguiente ventana:

Llamada con línea 3: Escogemos el tipo resumen.

Las celdas resultantes son los valores del costo de los materiales y de los Bs. Por flete, las cuales se ven aquí bordeadas por una línea punteada.

Luego hacemos clic en el botón ACEPTAR y se crea una nueva hoja con los siguientes valores:

Llamada con línea 4: En lugar de los nombres de los materiales, aparecen las celdas que contienen los valores de resultado

Llamada con línea 4: En cambio, las celdas cambiantes están perfectamente definidas (en castellano).

Lea la siguiente nota:

Notas: La columna de valores actuales representa los valores de las celdas cambiantes

en el momento en que se creó el Informe resumen de escenario. Las celdas cambiantes de

cada escenario se muestran en gris.

Ello significa que cada escenario que Ud. creó está expresado en el informe entre las columnas D y H (ambas inclusive). La primera oración explica el contenido de la columna D y la segunda explica el contenido de las filas 6 y 7 con las columnas E, F, G y H.

Ahora vamos a corregir el informe para que se vea mejor estéticamente y para evitar que se vea el escenario eliminado (con el Dólar a 1.600 Bs.).

1. Volvemos a la hoja de escenarios haciendo clic en la pestaña con el mismo nombre.

2. Nombre cada celda que contiene los resultados para materiales y fletes.

Llamada con línea 3: Al escribir uno a uno el nombre de cada celda presione Enter.

Ud. puede usar el nombre que le plazca para cada celda, pero recuerde ese es el nombre con el que se identificará cada celda de resultado en el informe, sin embargo, y si lo desea, tome esta sugerencia:

Celda	Nombre
E6	MaterL01
E7	MaterL02
E8	MaterL03
E9	MaterL04
F6	FleteL01
F7	FleteL02
F8	FleteL03
F9	FleteL04

3. Cargue el administrador de escenarios y muestre el escenario llamado INICIAL.

4. Ahora vea que se ha creado una nueva hoja llamada “Resumen de escenario 2”.

Llamada con línea 4: ...y la columna Valores actuales refleja el escenario inicial de 1250 Bs. x Dólar

Llamada con línea 4: Ahora sí, los nombres están en castellano...

Llamada con línea 2: Este escenario coincide con el actual.

Ahora haremos el segundo informe, obviamente, omitiremos algunos pasos para no ser repetitivos.

Llamada con línea 3: En este informe usamos como celdas resultantes sólo las del costo total (sin incluir el costo total general). No olvide colocarle nombres a cada una. Luego de hacer clic en Aceptar veremos...

Con estos ejemplos sabemos que es capaz de hacer el tercer informe.

Como sugerencia final diseñe sus propios escenarios sobre casos hipotéticos. Por ejemplo:

1. Aumentos salariales del 10%, 15% y 20% para un grupo de trabajadores.

2. Cambio en el porcentaje de comisiones por venta de 5%, 6% y 8% para un grupo de vendedores.

3. Costos de mano de obra de una construcción si se emplean 25, 30, 35 o 40 obreros pagándoles salario mínimo a cada uno.

FIN DE LA PRÁCTICA.