Automatización de Oficinas |
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Aumente la productividad de su oficina:
automatícela.
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Actualización en materia de cómputo, un arma
competitiva.
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En la empresa moderna no siempre es necesario
estar al último grito de la moda en tecnología.
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La automatización de oficinas no hará, por sí
sola, más productiva a las personas: planee una estrategia.
El objetivo de la automatización de oficinas es incrementar la
productividad y la eficiencia a través de múltiples tecnologías (datos, voz,
imagen), que dan apoyo a una amplia gama de aplicaciones (procesamiento de
información, comunicaciones), orientadas a mejorar el desempeño de las
actividades realizadas dentro de una compañía.
Desde el punto de vista estratégico, estas tecnologías y
aplicaciones proveen la base para la integración de cualquier oficina, de
manera que se debe prestar especial atención a los aspectos de análisis,
estructura, asignación de recursos y tecnología disponible, para obtener el
máximo beneficio y, al mismo tiempo, evitar crear temores o falsas expectativas
en el lugar de trabajo.
Asimismo, debe tomarse en cuenta que existen numerosas
aplicaciones de tecnología de información que pueden cubrir las necesidades
particulares de una oficina. Para evitar confusiones al respecto, resulta vital
que se determine el nivel y naturaleza de automatización en la empresa; de
igual forma, deben considerarse una serie de factores, tales como: filosofía y actitud administrativas, industria a la que pertenece el
negocio, nivel de competitividad, recursos, cultura informática y personal.
Como se puede observar, la automatización de oficinas es un
concepto amplio y multifacético que se agrupa en dos ambientes principales: el
de la administración y el de la tecnología de información, los cuales son parte
significativa para el éxito de la implantación de este concepto.
Elementos necesarios para lograr la automatización exitosa de
oficinas.
Existe una tendencia a reducir el concepto automatización de
oficinas a lo que en este modelo se denomina ayudas administrativas. La
automatización abarca una gama de aplicaciones relacionadas con el proceso y
transmisión de información, el cual varía desde la captura y presentación,
hasta la distribución de la misma. A continuación revisaremos las diferentes
aplicaciones y tecnologías que apoyan las tareas administrativas propias de una
oficina. Se comenzará por los tradicionales softwares
de oficina y se llegará a aplicaciones más complejas como lo es la transmisión
electrónica de documentos y la videoconferencia.
Actualización de software de oficina.
Una de las primeras aplicaciones prácticas con mayor aceptación en
el mercado ha sido el procesador de palabras. La capacidad de estos
procesadores ha evolucionado con el tiempo: de una versión típica que permite
funciones básicas de corrección, edición, inserción, etc., a otras más
complejas que, incluso, hacen posible insertar columnas y gráficas.
Comience en su empresa por evaluar qué tan viejas son sus
versiones de software, ya que es muy poco probable que se pueda competir
en el mercado mediante el uso de Windows 3.0, Excel o Lotus 123 en su primera versión, Word Perfect 4.0 para DOS y DBASE III+.
Aunque puede haber excepciones, sobre todo en el caso de micro o
pequeñas empresas que dependen de otros factores más que de su infraestructura
de cómputo, lo cierto es que tener versiones demasiado viejas casi siempre se
convierte en una gran desventaja.
Hoy en día la industria de cómputo ofrece una gran variedad de softwares que permiten a la empresa ser más
productiva y eficiente, sólo es cuestión de escoger exactamente lo que se
necesita. Para dicho fin, a continuación se enlistan algunos softwares, especiales para oficinas:
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Procesador de palabras: Editor de texto que
permite crear tablas, cambio de fuentes, mover, borrar, copiar texto,
diccionario de sinónimos, crear columnas, etc. Por ejemplo: Mac
write II, Word Perfect
y Word.
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Bases de datos: Programa que permite llevar un
control de los registros de la empresa así como importar y exportar archivos.
Por ejemplo: Dbase IV, Foxbase+
y Quattro Pro.
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Hojas electrónicas: Paquete que permite trabajar
con datos numéricos en una hoja electrónica de cálculo, tratamiento de textos,
grabar y visualizar gráficos comerciales, hacer reportes y comunicar otros
ordenadores. Por ejemplo: Excel, Lotus 123, Lotus Symphony, Lotus 123 y Symphony y Quattro Pro.
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Software estadístico: Paquetes que sirven para
analizar e interpretar los datos de una manera sencilla, en vez de preocuparse
por una fórmula compleja de estadística o por aprender algún lenguaje de
programación. Por ejemplo: GPSS, NCSS, QSB y Siam System.
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Paquetes integrados: Paquetes que contienen
varias aplicaciones y componentes adicionales, de manera que permiten combinar
texto, datos y gráficas, dependiendo de sus necesidades. Por ejemplo, algunas
aplicaciones son:
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Procesadores de palabras que permiten crear
tablas y combinar gráficas en el texto.
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Hojas electrónicas que permiten manejar,
formatear, graficar y analizar datos.
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Paquetes para la presentación de gráficas que
logran crear una completa presentación formateada, proyectándola en cuestión de
minutos.
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Paquetes que cuentan con hojas electrónicas,
bases de datos, procesador de palabras, enlaces y comunicación vía módem,
además de la interacción de todas estas herramientas para hacer presentaciones,
reportes, trabajos más eficientes y completos.
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Paquetes de gráficas: Paquetes que ayudan a
proporcionar mayor impacto visual en las presentaciones. Por ejemplo: Chesshire, Harvard Graphics y Key Chart.
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Diseño de gráficos: Programa para realizar
dibujos de arte gráfico. También se pueden realizar trípticos, hojas membretadas, gráficas, dibujos y sonido a los íconos. Por
ejemplo: Color it, Kid Pix y Super Paint.
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Presentaciones: Paquete que ayuda a las
presentaciones personales, de manera que puede crear y editar gráficas,
imágenes, sonido, etcétera. Por ejemplo: WP Presentations,
PC File y VGA-TV Elite.
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Utilerías: Paquetes para la recuperación de
datos, discos y discos duros, para el respaldo de éstos y el ordenamiento de la
información del sistema que se esté utilizando. Por ejemplo:
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Antivirus: Paquetes que ayudan a detectar y
remover virus de cualquier tipo de disco. Por ejemplo: Central Point Antivirus, Scan, Tunder Byte Antivirus.
Impresoras
Hoy en día, gracias a la introducción de impresoras láser, la
calidad de impresión ha mejorado considerablemente, al grado de que las
empresas empiezan a obtener excelentes resultados a un precio razonable.
Existen distintos sistemas de impresión: matricial, láser e inyección de tinta.
En este caso no importa el tamaño de su empresa, las compañías de cómputo están
trabajando para ofrecerle la solución adecuada a sus requerimientos.
Por ejemplo, si usted necesita elaborar facturas, boletos, carnés,
nóminas, estados de cuenta, credenciales o cheques, su mejor opción son las
impresoras de matriz de punto. Ahora, si requiere imprimir documentos de todo
tipo y de alta calidad a grandes volúmenes, considere a las impresoras láser. Y
por último, si sus necesidades de impresión son a nivel de gráficas, imágenes
diversas, documentos para presentaciones internas, bocetos a color, originales
de folletos o catálogos, su mejor opción son las impresoras de inyección de
tinta.
Transmisión electrónica
Como se puede observar, la información es uno de los elementos de
la oficina que ha adquirido un valor estratégico para las organizaciones y al
cual se considera como una verdadera arma competitiva. Este valor no sólo se
percibe a través del contenido, sino también a través de la oportunidad con la
que la información se comunica. Esto ha generado la creación de nuevas
tecnologías para la distribución de la información. A continuación veremos los
diferentes medios para comunicarla, sea del tipo que sea.
I.- Teléfonos: Los teléfonos han sido una
herramienta esencial en el mundo de los negocios. En la actualidad existen
numerosas opciones que pueden agruparse en dos categorías: teléfonos de oficina
y teléfonos celulares. Los primeros tienen que ser eficientes para realizar
llamadas locales o de larga distancia. Existen servicios que optimizan los
recursos como son: líneas rentadas y líneas privadas entre localidades
específicas. Asimismo, hay teléfonos programados con extensiones de
intercomunicación entre las diferentes localidades de una compañía, de tal
manera que son sólo marcar una extensión se puede entablar una comunicación con
alguna filial en otro país.
II.- Conmutadores: Si partimos del hecho de
que, en la mayor parte de los casos, el conmutador telefónico es el primer
contacto que tiene el cliente con su empresa y que, por ende, cada llamada que
entra o sale de su compañía es una oportunidad de negocio, reafirmemos que la
importancia de los conmutadores de voz en su empresa es vital. La función del
conmutador telefónico consiste en compartir los recursos que se tienen a nivel
de líneas públicas con las diferentes extensiones.
Hoy en día existen:
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Conmutadores multilínea, que soportan sistemas
de hasta 65 teléfonos para brindar atención de llamadas multilínea.
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PBX, conmutadores que soportan desde 30 hasta 10
mil líneas. Este tipo de PBX maneja voz y datos así como conectividad de redes
de área local, telefonía inalámbrica y servicios de información para empresas
cuyos requerimientos de comunicación pueden variar significativamente.
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Centrales telefónicas, centrales que manejan
tráfico de voz mayor a 10 mil líneas telefónicas. Como su nombre lo indica, el
objetivo de estos aparatos es centralizar una serie de servicios en los cuales
van a estar conectados a equipos multilíneas o PBX.
En general, los conmutadores permiten la recepción y distribución
de llamadas, marcación abreviada, conferencia tripartita, restricción de larga
distancia, candado electrónico, llamada en espera, despertador automático,
conexión sin marcar y código secreto, entre otras.
III.- Correo de voz: Este es un servicio de
mensajería telefónica o de facsímil, por medio del
cual se pueden dejar mensajes grabados al titular del aparato, durante las 24
horas del día, los 365 días del año.
El correo de voz ofrece la posibilidad de comunicación con una
simple llamada telefónica al número del titular. En ese momento un mensaje de
bienvenida invita al llamante a dejar su mensaje. Los mensajes almacenados
pueden ser recuperados por el titular del servicio en el momento que él lo
desee, mediante una llamada a su propio teléfono y la utilización de una clave
de seguridad elegida por él. Igualmente, el correo de voz:
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Toma mensajes cuando la operadora electrónica
encuentra el aparato telefónico ocupado o no es contestado.
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Servicio de agenda
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Servicio de larga distancia en modo remoto
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Almacena cada mensaje con la fecha y la hora en
que se recibió
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No tiene límite de apartados telefónicos y de
mensajes
IV.- CTI (Computer Telephony Integration;
Integración de Telefonía Computacional): Este sistema
telefónico computacional combina su correo de voz y electrónico en una forma
que beneficia tanto al usuario final como al administrador del sistema. CTI
permite de manera sofisticada la manipulación de las transmisiones de mensajes
de voz sobre redes de área local, utilizando los procesos de integración de Netware. Una de las aplicaciones de este sistema más
populares es la voz de respuesta interactiva (IVR), la cual es controlada por
un servidor de aplicaciones de procesamiento de voz.
Los tres beneficios más altos de la telefonía computacional en la
empresa son:
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65% de los empleados responden a las preguntas
de los llamadores (clientes), con información consistente y correcta.
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56% de los empleados gana un margen competitivo.
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48% de los empleados incrementa la productividad
del staff por medio de la automatización de funciones.
V.- Correo electrónico: La oficina sin
papeles es el ideal de las corporaciones en nuestros días. La tendencia en
muchos corporativos, así como oficinas medianas, es eliminar el papel en la
mayor parte posible. Parte de este objetivo se puede alcanzar a través de la
implantación de la mensajería electrónica, comúnmente conocido como correo
electrónico (e-mail).
El e-mail es sólo una de las varias
formas mediante las cuales se puede transferir, en forma privada, una
información basada en texto desde un lugar a otro. Esta herramienta es
significativamente rápida y económica. Una de las grandes ventajas de la
mensajería electrónica es que, además de servir para transferencia de
información, también resulta útil para el manejo de equipos de trabajo,
mediante la asignación de tareas -sin la necesidad de realizarlas juntas-, lo
cual representa un ahorro de tiempo importante. También se puede implantar el
manejo de formas electrónicas, en cualquier departamento que funcione con base
en formatos de reporte, los cuales son llenados por los empleados y direccionados a través del correo electrónico a un
responsable.
VI.- Fax electrónico: Enviar faxes consume
muchas horas hombre. En la mayoría de los aparatos la alimentación del papel es
manual, lo cual implica que una persona tenga que introducir hoja por hoja el
mensaje. Asimismo, es común que se requiera marcar varias veces para poder
enviar el fax, esto también implica tiempo perdido. Estas desventajas se pueden
evitar, o por lo menos disminuir, mediante el uso de faxes electrónicos, cuyos
componentes son los siguientes:
·
Un fax módem, ya sea interno o externo
·
Un software para enviar y recibir faxes que
utilice el dispositivo anterior
Basado en estos puntos, usted sólo requiere indicar a la
computadora que, en lugar de imprimir "X" documento, lo envíe por fax
al número deseado. Los faxes que a usted le dirijan puede recibirlos en su
impresora.
VII.- Videotexto: Sistema público de
comunicaciones de datos que transmite sobre canales de televisión, que ofrece
una gama de servicios para usuarios finales, entre los que destacan:
actividades de entretenimiento, eventos deportivos, tiendas de autoservicio,
almacenes, hoteles, restaurantes y transportación local, entre otros. Este tipo
de sistemas puede accesarse a través de terminales en
una oficina, o en el hogar, y permite realizar compras, movimientos bancarios,
etcétera, sin necesidad de trasladarse.
VIII.- Boletines electrónicos: Esta
aplicación funciona como un pizarrón tradicional de boletines (tablero). Se
utiliza para mensajes, noticias, anuncios, agendas y otros. La diferencia es
que se realiza en un medio electrónico.
XI.- Consulta a bases de datos: En los
últimos años han sido lanzadas al mercado una serie de herramientas de software
e iniciativas para emplear grandes archivos históricos en la toma de
decisiones. Muchos de estos desarrollos caen bajo el nombre de DataWarehousing.
Este concepto implica la creación de bases de datos que son en
realidad bases de metadatos, es decir, que tienen
datos acerca de los datos. La labor del Datawarehousinges resumir, analizar y filtrar los datos operativos para obtener
información valiosa que ayude en la toma de decisiones.
X.- Télex:
Sistema público de correo electrónico. La operación del télex
es muy similar a la de los sistemas computarizados para el manejo de mensajes.
XI.- Videoconferencia: En un mundo donde la
comunicación es una necesidad absoluta para los negocios, hoy en día nos
enfrentamos al reto de comunicarnos de una manera más eficiente. Estamos
pasando de una cultura de la competencia a una de la colaboración. Trabajar con
otros para alcanzar objetivos comerciales y de negocios, se ha vuelto una
práctica más aceptada que hacer las cosas individualmente.
Las videoconferencias entre computadoras, en ese sentido,
representan una herramienta de trabajo muy útil. Las distancias físicas desaparecen.
En lugar de una sala de juntas, se establece una conexión entre estaciones
computacionales, y el trabajo se desarrolla normalmente: los participantes
emiten opiniones, presentan gráficos, señalan estadísticas, etc.
Ventajas de las videoconferencias en las empresas
*Mercadotecnia. Próximamente todos los
vendedores abordarán a los clientes a través de sus computadoras personales.
Por otra parte, el cliente puede ver el producto, recibir información concreta
y, sobre todo, presenciar el funcionamiento del aparato bajo distintas
condiciones.
*Compras. A través de la videoconferencia, una compañía
puede comprobar la calidad de las materias primas que adquiere, y planear el
tipo de empaque que se requerirá para su transportación marítima, ferroviaria o
aérea.
XII.- Multimedia: Se puede decir que
multimedia es la acción de transferir información entre la computadora o red y
el ser humano, a través de voz, datos y video. Esta tecnología ofrece la
posibilidad de contar con comunicación de información en más de una forma, ya
que incluye el uso de texto, audio, gráficos y animación de gráficos y video.
De manera que dentro de una corporación, varios departamentos pueden diseñar
remotamente un esquema o presentación a través de la multimedia, compartiendo
en su computadora de escritorio la misma pantalla.
XIII.- EDI: Hoy en día las empresas están
cambiando su forma de hacer negocios, ya que cuentan con herramientas
tecnológicas, como el Intercambio Electrónico de Datos (Electronic
Data Interchange, EDI), el cual ayuda a
incrementar la productividad y eficiencia en las operaciones de negocios entre
empresas.
De una manera sencilla, podemos decir que EDI es la forma más
efectiva de sustituir al correo, teléfono y fax para el intercambio de
información, entre socios de negocios. En términos empresariales EDI es el
intercambio electrónico de información entre dos negocios interesados en un
formato predeterminado y específico, donde el intercambio será la transacción
de unidades básicas de mensajes, los cuales cuentan con estándares de
documentos de negocios, como órdenes de compra y factura de clientes.
XIV.- Redes de valor agregado: Representan
una de las mayores participaciones en el mercado de las telecomunicaciones a
nivel mundial. Esta importancia hace que dichas redes se consideren vitales
para el desarrollo tecnológico de servicios informáticos, asociados
tradicionalmente al procesamiento de datos, de tal forma que puedan ser
aprovechados de manera vertical dentro de las empresas y de manera horizontal
en las compañías con las que mantienen relaciones comerciales.
Una red de valor agregado se puede definir como aquella que presta
servicios adicionales a los básicos de telecomunicaciones, pero sin
especializarse en alguno en particular, como por ejemplo, buzones electrónicos,
almacenamiento y retransmisión de archivos, EDI, Internet, etcétera.
XV.- Sistemas de trabajo cooperativo (Groupware): Sistemas basados en computadoras que
proporcionan un soporte para grupos que intervienen en la ejecución de un mismo
trabajo u objetivo, dándoles una interfase a un entorno compartido. Dado que
las aplicaciones de flujo de trabajo intentan dirigir y organizar las tareas en
las que interviene un grupo heterogéneo de usuarios, resulta evidente que sus
objetivos se superponen en parte a los de este campo.
La información como una ventaja competitiva.
En muchas organizaciones, la dirección de la empresa
tradicionalmente ha considerado la función de tecnología de información como
una actividad de soporte a las operaciones. La competencia en la participación
del mercado saca al frente el nuevo papel estratégico de los sistemas de
información, los cuales comienzan a tener un impacto en el entorno competitivo
externo y ubican a la tecnología de información en un nuevo rol dentro de la
organización.
Los sistemas estratégicos
poseen las siguientes características:
1.Cambian significativamente el desempeño de un negocio
al medirse por uno o más indicadores clave, entre ellos, la magnitud del
impacto.
2.Contribuyen al logro de una meta
estratégica.
3.Generan cambios fundamentales en la forma de dirigir
una compañía, la forma en que compite o en la que interctúa
con clientes y proveedores.
Uno de los aspectos más interesantes a considerar para
instrumentar un proyecto de esta naturaleza, es la actitud de las personas
hacia los sistemas estratégicos. La gente no los busca, sino como una manera
para optimizar el desarrollo de sus actividades con el fin de ser más
productivos y obtener una ventaja competitiva.
De tal forma, se les clasifica en: sistemas competitivos,
cooperativos y sistemas que modifican el estilo de operación del negocio, que
nos permiten tener:
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Sistemas que modifican el estilo de operación
del negocio
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Sistemas de soporte para la toma de decisiones
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Sistemas de soporte para las decisiones en grupo
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Sistemas de información ejecutiva
¿En qué nivel de automatización se encuentra su oficina?
Para poder ubicar a una empresa dentro de un contexto de
automatización de oficinas, se han definido las siguientes fases:
1. Fase tradicional. Constituye el inicio. Se
caracteriza porque existe poco interés por parte del usuario, quien no percibe
a la automatización de oficinas como un beneficio para su productividad
personal. La considera un gasto y no una inversión.
2. Fase transicional.
Representa el crecimiento. Una vez que se inicia la instrumentación de nuevas
tecnologías, existe un contagio a nivel general y un deseo de ser partícipes
del cambio. La tecnología que se utiliza es simple, se generan actividades
fragmentadas por departamento, no hay integración de aplicaciones y comienzan
las necesidades de capacitación.
En este momento la infraestructura de cómputo y telecomunicaciones
de la organización permite la integración de aplicaciones para una verdadera
comunicación global. Existe un involucramiento total
por parte del usuario, hay credibilidad y además, el conocimiento y experiencia
en el uso de la tecnología permite la generación de especialistas. En esta fase
se puede introducir tecnología más compleja orientada a apoyar el proceso de
toma de decisiones.
¿Cómo comenzar?
Para poder iniciar cualquier proyecto de automatización de
oficinas se requiere el apoyo total de un ejecutivo, con el fin de contar con
los recursos necesarios y ejercer influencia en la organización con la
autoridad necesaria. De las alternativas estratégicas que se sugieran se deben
asignar prioridades en correspondencia con los objetivos previamente definidos.
Una vez que se han delimitado las estrategias, prioridades y
roles, se determina una metodología de trabajo. La última fase es la
instrumentación del proyecto, la cual incluye la capacitación a los usuarios en
el manejo del sistema. Todo sistema dinámico requiere de una evolución. Los
resultados deben mostrar áreas de oportunidad para mejorar, implicando que el
sistema (empresa) se mantenga abierto y dinámico a las
nuevas demandas del mercado.
Elaborado por :
Ing. Juan Montaño Flores
Tomado de: Revista RED.
Marzo de 1998
http://www.aaapn.org/aaa/boletin/1998/pbol38a.htm