Automatización de Oficinas

 

·         Aumente la productividad de su oficina: automatícela.

·         Actualización en materia de cómputo, un arma competitiva.

·         En la empresa moderna no siempre es necesario estar al último grito de la moda en tecnología.

·         La automatización de oficinas no hará, por sí sola, más productiva a las personas: planee una estrategia.

El objetivo de la automatización de oficinas es incrementar la productividad y la eficiencia a través de múltiples tecnologías (datos, voz, imagen), que dan apoyo a una amplia gama de aplicaciones (procesamiento de información, comunicaciones), orientadas a mejorar el desempeño de las actividades realizadas dentro de una compañía.

Desde el punto de vista estratégico, estas tecnologías y aplicaciones proveen la base para la integración de cualquier oficina, de manera que se debe prestar especial atención a los aspectos de análisis, estructura, asignación de recursos y tecnología disponible, para obtener el máximo beneficio y, al mismo tiempo, evitar crear temores o falsas expectativas en el lugar de trabajo.

Asimismo, debe tomarse en cuenta que existen numerosas aplicaciones de tecnología de información que pueden cubrir las necesidades particulares de una oficina. Para evitar confusiones al respecto, resulta vital que se determine el nivel y naturaleza de automatización en la empresa; de igual forma, deben considerarse una serie de factores, tales como: filosofía y actitud administrativas, industria a la que pertenece el negocio, nivel de competitividad, recursos, cultura informática y personal.

Como se puede observar, la automatización de oficinas es un concepto amplio y multifacético que se agrupa en dos ambientes principales: el de la administración y el de la tecnología de información, los cuales son parte significativa para el éxito de la implantación de este concepto.

Elementos necesarios para lograr la automatización exitosa de oficinas.

Existe una tendencia a reducir el concepto automatización de oficinas a lo que en este modelo se denomina ayudas administrativas. La automatización abarca una gama de aplicaciones relacionadas con el proceso y transmisión de información, el cual varía desde la captura y presentación, hasta la distribución de la misma. A continuación revisaremos las diferentes aplicaciones y tecnologías que apoyan las tareas administrativas propias de una oficina. Se comenzará por los tradicionales softwares de oficina y se llegará a aplicaciones más complejas como lo es la transmisión electrónica de documentos y la videoconferencia.

Actualización de software de oficina.

Una de las primeras aplicaciones prácticas con mayor aceptación en el mercado ha sido el procesador de palabras. La capacidad de estos procesadores ha evolucionado con el tiempo: de una versión típica que permite funciones básicas de corrección, edición, inserción, etc., a otras más complejas que, incluso, hacen posible insertar columnas y gráficas.

Comience en su empresa por evaluar qué tan viejas son sus versiones de software, ya que es muy poco probable que se pueda competir en el mercado mediante el uso de Windows 3.0, Excel o Lotus 123 en su primera versión, Word Perfect 4.0 para DOS y DBASE III+.

Aunque puede haber excepciones, sobre todo en el caso de micro o pequeñas empresas que dependen de otros factores más que de su infraestructura de cómputo, lo cierto es que tener versiones demasiado viejas casi siempre se convierte en una gran desventaja.

Hoy en día la industria de cómputo ofrece una gran variedad de softwares que permiten a la empresa ser más productiva y eficiente, sólo es cuestión de escoger exactamente lo que se necesita. Para dicho fin, a continuación se enlistan algunos softwares, especiales para oficinas:

·         Procesador de palabras: Editor de texto que permite crear tablas, cambio de fuentes, mover, borrar, copiar texto, diccionario de sinónimos, crear columnas, etc. Por ejemplo: Mac write II, Word Perfect y Word.

·         Bases de datos: Programa que permite llevar un control de los registros de la empresa así como importar y exportar archivos. Por ejemplo: Dbase IV, Foxbase+ y Quattro Pro.

·         Hojas electrónicas: Paquete que permite trabajar con datos numéricos en una hoja electrónica de cálculo, tratamiento de textos, grabar y visualizar gráficos comerciales, hacer reportes y comunicar otros ordenadores. Por ejemplo: Excel, Lotus 123, Lotus Symphony, Lotus 123 y Symphony y Quattro Pro.

·         Software estadístico: Paquetes que sirven para analizar e interpretar los datos de una manera sencilla, en vez de preocuparse por una fórmula compleja de estadística o por aprender algún lenguaje de programación. Por ejemplo: GPSS, NCSS, QSB y Siam System.

·         Paquetes integrados: Paquetes que contienen varias aplicaciones y componentes adicionales, de manera que permiten combinar texto, datos y gráficas, dependiendo de sus necesidades. Por ejemplo, algunas aplicaciones son:

·         Procesadores de palabras que permiten crear tablas y combinar gráficas en el texto.

·         Hojas electrónicas que permiten manejar, formatear, graficar y analizar datos.

·         Paquetes para la presentación de gráficas que logran crear una completa presentación formateada, proyectándola en cuestión de minutos.

·         Paquetes que cuentan con hojas electrónicas, bases de datos, procesador de palabras, enlaces y comunicación vía módem, además de la interacción de todas estas herramientas para hacer presentaciones, reportes, trabajos más eficientes y completos.

·         Paquetes de gráficas: Paquetes que ayudan a proporcionar mayor impacto visual en las presentaciones. Por ejemplo: Chesshire, Harvard Graphics y Key Chart.

·         Diseño de gráficos: Programa para realizar dibujos de arte gráfico. También se pueden realizar trípticos, hojas membretadas, gráficas, dibujos y sonido a los íconos. Por ejemplo: Color it, Kid Pix y Super Paint.

·         Presentaciones: Paquete que ayuda a las presentaciones personales, de manera que puede crear y editar gráficas, imágenes, sonido, etcétera. Por ejemplo: WP Presentations, PC File y VGA-TV Elite.

·         Utilerías: Paquetes para la recuperación de datos, discos y discos duros, para el respaldo de éstos y el ordenamiento de la información del sistema que se esté utilizando. Por ejemplo: Central Point Pc Tools, Fast text search/Clipper, LAN Support, Mac Tool y The Norton Utilities. Software de administración: Programa que ayuda a generar inventarios, cuentas por pagar y balances generales, además de las operaciones básicas de la contabilidad. Por ejemplo: Cougar Montain, Dac easy Accounting, Group System, Peachtree Completo y Project for Windows.

·         Antivirus: Paquetes que ayudan a detectar y remover virus de cualquier tipo de disco. Por ejemplo: Central Point Antivirus, Scan, Tunder Byte Antivirus.

Impresoras

Hoy en día, gracias a la introducción de impresoras láser, la calidad de impresión ha mejorado considerablemente, al grado de que las empresas empiezan a obtener excelentes resultados a un precio razonable. Existen distintos sistemas de impresión: matricial, láser e inyección de tinta. En este caso no importa el tamaño de su empresa, las compañías de cómputo están trabajando para ofrecerle la solución adecuada a sus requerimientos.

Por ejemplo, si usted necesita elaborar facturas, boletos, carnés, nóminas, estados de cuenta, credenciales o cheques, su mejor opción son las impresoras de matriz de punto. Ahora, si requiere imprimir documentos de todo tipo y de alta calidad a grandes volúmenes, considere a las impresoras láser. Y por último, si sus necesidades de impresión son a nivel de gráficas, imágenes diversas, documentos para presentaciones internas, bocetos a color, originales de folletos o catálogos, su mejor opción son las impresoras de inyección de tinta.

Transmisión electrónica

Como se puede observar, la información es uno de los elementos de la oficina que ha adquirido un valor estratégico para las organizaciones y al cual se considera como una verdadera arma competitiva. Este valor no sólo se percibe a través del contenido, sino también a través de la oportunidad con la que la información se comunica. Esto ha generado la creación de nuevas tecnologías para la distribución de la información. A continuación veremos los diferentes medios para comunicarla, sea del tipo que sea.

I.- Teléfonos: Los teléfonos han sido una herramienta esencial en el mundo de los negocios. En la actualidad existen numerosas opciones que pueden agruparse en dos categorías: teléfonos de oficina y teléfonos celulares. Los primeros tienen que ser eficientes para realizar llamadas locales o de larga distancia. Existen servicios que optimizan los recursos como son: líneas rentadas y líneas privadas entre localidades específicas. Asimismo, hay teléfonos programados con extensiones de intercomunicación entre las diferentes localidades de una compañía, de tal manera que son sólo marcar una extensión se puede entablar una comunicación con alguna filial en otro país.

II.- Conmutadores: Si partimos del hecho de que, en la mayor parte de los casos, el conmutador telefónico es el primer contacto que tiene el cliente con su empresa y que, por ende, cada llamada que entra o sale de su compañía es una oportunidad de negocio, reafirmemos que la importancia de los conmutadores de voz en su empresa es vital. La función del conmutador telefónico consiste en compartir los recursos que se tienen a nivel de líneas públicas con las diferentes extensiones.

Hoy en día existen:

·         Conmutadores multilínea, que soportan sistemas de hasta 65 teléfonos para brindar atención de llamadas multilínea.

·         PBX, conmutadores que soportan desde 30 hasta 10 mil líneas. Este tipo de PBX maneja voz y datos así como conectividad de redes de área local, telefonía inalámbrica y servicios de información para empresas cuyos requerimientos de comunicación pueden variar significativamente.

·         Centrales telefónicas, centrales que manejan tráfico de voz mayor a 10 mil líneas telefónicas. Como su nombre lo indica, el objetivo de estos aparatos es centralizar una serie de servicios en los cuales van a estar conectados a equipos multilíneas o PBX.

En general, los conmutadores permiten la recepción y distribución de llamadas, marcación abreviada, conferencia tripartita, restricción de larga distancia, candado electrónico, llamada en espera, despertador automático, conexión sin marcar y código secreto, entre otras.

III.- Correo de voz: Este es un servicio de mensajería telefónica o de facsímil, por medio del cual se pueden dejar mensajes grabados al titular del aparato, durante las 24 horas del día, los 365 días del año.

El correo de voz ofrece la posibilidad de comunicación con una simple llamada telefónica al número del titular. En ese momento un mensaje de bienvenida invita al llamante a dejar su mensaje. Los mensajes almacenados pueden ser recuperados por el titular del servicio en el momento que él lo desee, mediante una llamada a su propio teléfono y la utilización de una clave de seguridad elegida por él. Igualmente, el correo de voz:

·         Toma mensajes cuando la operadora electrónica encuentra el aparato telefónico ocupado o no es contestado.

·         Servicio de agenda

·         Servicio de larga distancia en modo remoto

·         Almacena cada mensaje con la fecha y la hora en que se recibió

·         No tiene límite de apartados telefónicos y de mensajes

IV.- CTI (Computer Telephony Integration; Integración de Telefonía Computacional): Este sistema telefónico computacional combina su correo de voz y electrónico en una forma que beneficia tanto al usuario final como al administrador del sistema. CTI permite de manera sofisticada la manipulación de las transmisiones de mensajes de voz sobre redes de área local, utilizando los procesos de integración de Netware. Una de las aplicaciones de este sistema más populares es la voz de respuesta interactiva (IVR), la cual es controlada por un servidor de aplicaciones de procesamiento de voz.

Los tres beneficios más altos de la telefonía computacional en la empresa son:

·         65% de los empleados responden a las preguntas de los llamadores (clientes), con información consistente y correcta.

·         56% de los empleados gana un margen competitivo.

·         48% de los empleados incrementa la productividad del staff por medio de la automatización de funciones.

V.- Correo electrónico: La oficina sin papeles es el ideal de las corporaciones en nuestros días. La tendencia en muchos corporativos, así como oficinas medianas, es eliminar el papel en la mayor parte posible. Parte de este objetivo se puede alcanzar a través de la implantación de la mensajería electrónica, comúnmente conocido como correo electrónico (e-mail).

El e-mail es sólo una de las varias formas mediante las cuales se puede transferir, en forma privada, una información basada en texto desde un lugar a otro. Esta herramienta es significativamente rápida y económica. Una de las grandes ventajas de la mensajería electrónica es que, además de servir para transferencia de información, también resulta útil para el manejo de equipos de trabajo, mediante la asignación de tareas -sin la necesidad de realizarlas juntas-, lo cual representa un ahorro de tiempo importante. También se puede implantar el manejo de formas electrónicas, en cualquier departamento que funcione con base en formatos de reporte, los cuales son llenados por los empleados y direccionados a través del correo electrónico a un responsable.

VI.- Fax electrónico: Enviar faxes consume muchas horas hombre. En la mayoría de los aparatos la alimentación del papel es manual, lo cual implica que una persona tenga que introducir hoja por hoja el mensaje. Asimismo, es común que se requiera marcar varias veces para poder enviar el fax, esto también implica tiempo perdido. Estas desventajas se pueden evitar, o por lo menos disminuir, mediante el uso de faxes electrónicos, cuyos componentes son los siguientes:

·         Un fax módem, ya sea interno o externo

·         Un software para enviar y recibir faxes que utilice el dispositivo anterior

Basado en estos puntos, usted sólo requiere indicar a la computadora que, en lugar de imprimir "X" documento, lo envíe por fax al número deseado. Los faxes que a usted le dirijan puede recibirlos en su impresora.

VII.- Videotexto: Sistema público de comunicaciones de datos que transmite sobre canales de televisión, que ofrece una gama de servicios para usuarios finales, entre los que destacan: actividades de entretenimiento, eventos deportivos, tiendas de autoservicio, almacenes, hoteles, restaurantes y transportación local, entre otros. Este tipo de sistemas puede accesarse a través de terminales en una oficina, o en el hogar, y permite realizar compras, movimientos bancarios, etcétera, sin necesidad de trasladarse.

VIII.- Boletines electrónicos: Esta aplicación funciona como un pizarrón tradicional de boletines (tablero). Se utiliza para mensajes, noticias, anuncios, agendas y otros. La diferencia es que se realiza en un medio electrónico.

XI.- Consulta a bases de datos: En los últimos años han sido lanzadas al mercado una serie de herramientas de software e iniciativas para emplear grandes archivos históricos en la toma de decisiones. Muchos de estos desarrollos caen bajo el nombre de DataWarehousing.

Este concepto implica la creación de bases de datos que son en realidad bases de metadatos, es decir, que tienen datos acerca de los datos. La labor del Datawarehousinges resumir, analizar y filtrar los datos operativos para obtener información valiosa que ayude en la toma de decisiones.

X.- Télex: Sistema público de correo electrónico. La operación del télex es muy similar a la de los sistemas computarizados para el manejo de mensajes.

XI.- Videoconferencia: En un mundo donde la comunicación es una necesidad absoluta para los negocios, hoy en día nos enfrentamos al reto de comunicarnos de una manera más eficiente. Estamos pasando de una cultura de la competencia a una de la colaboración. Trabajar con otros para alcanzar objetivos comerciales y de negocios, se ha vuelto una práctica más aceptada que hacer las cosas individualmente.

Las videoconferencias entre computadoras, en ese sentido, representan una herramienta de trabajo muy útil. Las distancias físicas desaparecen. En lugar de una sala de juntas, se establece una conexión entre estaciones computacionales, y el trabajo se desarrolla normalmente: los participantes emiten opiniones, presentan gráficos, señalan estadísticas, etc.

Ventajas de las videoconferencias en las empresas

*Mercadotecnia. Próximamente todos los vendedores abordarán a los clientes a través de sus computadoras personales. Por otra parte, el cliente puede ver el producto, recibir información concreta y, sobre todo, presenciar el funcionamiento del aparato bajo distintas condiciones.

*Compras. A través de la videoconferencia, una compañía puede comprobar la calidad de las materias primas que adquiere, y planear el tipo de empaque que se requerirá para su transportación marítima, ferroviaria o aérea.

XII.- Multimedia: Se puede decir que multimedia es la acción de transferir información entre la computadora o red y el ser humano, a través de voz, datos y video. Esta tecnología ofrece la posibilidad de contar con comunicación de información en más de una forma, ya que incluye el uso de texto, audio, gráficos y animación de gráficos y video. De manera que dentro de una corporación, varios departamentos pueden diseñar remotamente un esquema o presentación a través de la multimedia, compartiendo en su computadora de escritorio la misma pantalla.

XIII.- EDI: Hoy en día las empresas están cambiando su forma de hacer negocios, ya que cuentan con herramientas tecnológicas, como el Intercambio Electrónico de Datos (Electronic Data Interchange, EDI), el cual ayuda a incrementar la productividad y eficiencia en las operaciones de negocios entre empresas.

De una manera sencilla, podemos decir que EDI es la forma más efectiva de sustituir al correo, teléfono y fax para el intercambio de información, entre socios de negocios. En términos empresariales EDI es el intercambio electrónico de información entre dos negocios interesados en un formato predeterminado y específico, donde el intercambio será la transacción de unidades básicas de mensajes, los cuales cuentan con estándares de documentos de negocios, como órdenes de compra y factura de clientes.

XIV.- Redes de valor agregado: Representan una de las mayores participaciones en el mercado de las telecomunicaciones a nivel mundial. Esta importancia hace que dichas redes se consideren vitales para el desarrollo tecnológico de servicios informáticos, asociados tradicionalmente al procesamiento de datos, de tal forma que puedan ser aprovechados de manera vertical dentro de las empresas y de manera horizontal en las compañías con las que mantienen relaciones comerciales.

Una red de valor agregado se puede definir como aquella que presta servicios adicionales a los básicos de telecomunicaciones, pero sin especializarse en alguno en particular, como por ejemplo, buzones electrónicos, almacenamiento y retransmisión de archivos, EDI, Internet, etcétera.

XV.- Sistemas de trabajo cooperativo (Groupware): Sistemas basados en computadoras que proporcionan un soporte para grupos que intervienen en la ejecución de un mismo trabajo u objetivo, dándoles una interfase a un entorno compartido. Dado que las aplicaciones de flujo de trabajo intentan dirigir y organizar las tareas en las que interviene un grupo heterogéneo de usuarios, resulta evidente que sus objetivos se superponen en parte a los de este campo.

La información como una ventaja competitiva.

En muchas organizaciones, la dirección de la empresa tradicionalmente ha considerado la función de tecnología de información como una actividad de soporte a las operaciones. La competencia en la participación del mercado saca al frente el nuevo papel estratégico de los sistemas de información, los cuales comienzan a tener un impacto en el entorno competitivo externo y ubican a la tecnología de información en un nuevo rol dentro de la organización.

Los sistemas estratégicos poseen las siguientes características:

1.Cambian significativamente el desempeño de un negocio al medirse por uno o más indicadores clave, entre ellos, la magnitud del impacto.

2.Contribuyen al logro de una meta estratégica.

3.Generan cambios fundamentales en la forma de dirigir una compañía, la forma en que compite o en la que interctúa con clientes y proveedores.

Uno de los aspectos más interesantes a considerar para instrumentar un proyecto de esta naturaleza, es la actitud de las personas hacia los sistemas estratégicos. La gente no los busca, sino como una manera para optimizar el desarrollo de sus actividades con el fin de ser más productivos y obtener una ventaja competitiva.

De tal forma, se les clasifica en: sistemas competitivos, cooperativos y sistemas que modifican el estilo de operación del negocio, que nos permiten tener:

·         Sistemas que modifican el estilo de operación del negocio

·         Sistemas de soporte para la toma de decisiones

·         Sistemas de soporte para las decisiones en grupo

·         Sistemas de información ejecutiva

¿En qué nivel de automatización se encuentra su oficina?

Para poder ubicar a una empresa dentro de un contexto de automatización de oficinas, se han definido las siguientes fases:

1. Fase tradicional. Constituye el inicio. Se caracteriza porque existe poco interés por parte del usuario, quien no percibe a la automatización de oficinas como un beneficio para su productividad personal. La considera un gasto y no una inversión.

2. Fase transicional. Representa el crecimiento. Una vez que se inicia la instrumentación de nuevas tecnologías, existe un contagio a nivel general y un deseo de ser partícipes del cambio. La tecnología que se utiliza es simple, se generan actividades fragmentadas por departamento, no hay integración de aplicaciones y comienzan las necesidades de capacitación.

En este momento la infraestructura de cómputo y telecomunicaciones de la organización permite la integración de aplicaciones para una verdadera comunicación global. Existe un involucramiento total por parte del usuario, hay credibilidad y además, el conocimiento y experiencia en el uso de la tecnología permite la generación de especialistas. En esta fase se puede introducir tecnología más compleja orientada a apoyar el proceso de toma de decisiones.

¿Cómo comenzar?

Para poder iniciar cualquier proyecto de automatización de oficinas se requiere el apoyo total de un ejecutivo, con el fin de contar con los recursos necesarios y ejercer influencia en la organización con la autoridad necesaria. De las alternativas estratégicas que se sugieran se deben asignar prioridades en correspondencia con los objetivos previamente definidos.

Una vez que se han delimitado las estrategias, prioridades y roles, se determina una metodología de trabajo. La última fase es la instrumentación del proyecto, la cual incluye la capacitación a los usuarios en el manejo del sistema. Todo sistema dinámico requiere de una evolución. Los resultados deben mostrar áreas de oportunidad para mejorar, implicando que el sistema (empresa) se mantenga abierto y dinámico a las nuevas demandas del mercado.

Elaborado por : Ing. Juan Montaño Flores
Tomado de: Revista RED.
Marzo de 1998

http://www.aaapn.org/aaa/boletin/1998/pbol38a.htm